Nella vita di tutti i giorni, siamo costantemente in contatto con persone molto diverse fra loro. Una differenza che, inevitabilmente, ci salta all’occhio, è la distinzione fra organizzati e disorganizzati.
Chi, fra i propri amici e conoscenti, non ha in mente il soggetto caotico, che arriva sempre in ritardo, che giunge “lungo” alle scadenze, che non riesce a ritrovare nulla fra i propri documenti e che si perde gli appuntamenti?
Allo stesso modo, è facile che conosciamo qualcuno che è sempre puntuale, non salta una scadenza, ha tutto perfettamente sotto controllo e riesce a fare mille cose, come se, magicamente, per lui la giornata fosse composta da 48 ore.

Sia l’uno sia l’altro possono sollecitare battute e scherzi, quando siamo in confidenza. Tuttavia, al di là di alcuni eventi “folkloristici” a cui possono dare vita individui posti così agli estremi, una domanda sorge spontanea: ma esistono delle differenze di personalità che portano alcuni a perdersi in un bicchiere d’acqua e altri ad avere un controllo spasmodico su tutto? E qual è il comportamento migliore?

Organizzazione: tratto di personalità o abilità appresa?

Uno dei primi errori concettuali è pensare all’organizzazione come a una semplice competenza tecnica (uso dell’agenda, gestione delle liste, time blocking). In realtà, la ricerca mostra che l’organizzazione è fortemente legata a un tratto di personalità stabile: la coscienziosità, uno dei punti principali individuati dal Big Five Questionnaire.

Il Big Five (o Modello dei Cinque Fattori) è una teoria psicologica molto conosciuta per descrivere la personalità umana attraverso cinque dimensioni fondamentali e stabili. Definito dall’acronimo OCEAN, in inglese, il modello misura l’apertura mentale, la coscienziosità, l’estroversione, la gradevolezza e il nevroticismo, utilizzati per comprendere le differenze individuali. 
Questi cinque tratti principali, solitamente valutati tramite questionari (come appunto il BFQ-3 in Italia), includono: 

• O – Apertura mentale (Openness): Curiosità intellettuale, creatività e anticonformismo.
• C – Coscienziosità (Conscientiousness): Autodisciplina, organizzazione, affidabilità e perseveranza.
• E – Estroversione (Extraversion): Socievolezza, energia, ottimismo e dinamismo.
• A – Gradevolezza/Amicalità (Agreeableness): Empatia, cooperazione e gentilezza verso gli altri.
• N – Nevroticismo/Instabilità emotiva (Neuroticism): Tendenza all’ansia, insicurezza e vulnerabilità allo stress. 

Trattandosi di elementi stabili nel tempo, vengono solitamente impiegati in ambito psicologico, lavorativo e nella selezione del personale per prevedere il comportamento. 

La coscienziosità

Nel modello dei Big Five, la coscienziosità descrive la tendenza a essere:

• ordinati
• affidabili
• disciplinati
• orientati agli obiettivi
• capaci di rimandare la gratificazione

Le persone con alti livelli di coscienziosità non sono semplicemente più brave a organizzarsi, ma provano un vero e proprio disagio psicologico quando le cose sono caotiche. O, al contrario, una sensazione di controllo e tranquillità quando l’ambiente è strutturato.

Chi presenta bassi livelli di coscienziosità, invece, non è necessariamente incapace, ma tende a:

• dare priorità alla flessibilità rispetto alla pianificazione
• reagire più che prevenire
• tollerare meglio l’incertezza

Differenze cognitive: come pensano le persone organizzate

Le differenze non riguardano solo il comportamento esterno, ma anche il funzionamento cognitivo. Il modo di pensare e di vedere il mondo intorno a sé è sostanzialmente diverso fra le persone organizzate e quelle disorganizzate. Vediamo insieme quali sono le divergenze principali.

Funzioni esecutive

Le persone organizzate mostrano, in media, un migliore utilizzo delle funzioni esecutive, in particolare la pianificazione, l’inibizione degli impulsi e il monitoraggio degli obiettivi.

Queste funzioni sono tutte associate all’attività della corteccia prefrontale, area coinvolta nel controllo cognitivo e nella regolazione del comportamento. Ciò non significa che le persone disorganizzate abbiano un deficit neurologico, ovviamente, ma che allocano le risorse cognitive in modo diverso, spesso privilegiando l’esplorazione rispetto alla rigidità della struttura.

Gestione del carico cognitivo

Un ambiente disorganizzato aumenta il carico mentale necessario per mantenere attive le informazioni rilevanti. Le persone organizzate tendono a esternalizzare questo carico, utilizzando to-do-list, sistemi e processi di gestione, routine consolidate. Mentre le persone caotiche fanno più affidamento sulla propria memoria, determinando così un maggiore affaticamento mentale e obbligando il cervello a tornare più volte sulle attività per ricordarsi cosa fare.

Organizzazione, stress e benessere psicologico

Uno degli aspetti più studiati è il rapporto tra organizzazione e stress. È interessante notare come le persone disorganizzate spesso difendano il loro stile di vita dicendo che gestire tutto con più precisione li farebbe vivere con maggiore stress. Tuttavia, le ricerche mostrano che le persone organizzate sperimentano meno stress cronico, hanno una maggiore percezione di controllo e recuperano più velocemente dopo eventi snervanti. Questo succede perché la struttura che si danno e che permette loro di essere più efficienti, riduce contemporaneamente l’incertezza, uno dei principali fattori di stress psicologico.

Al contrario, le persone meno organizzate tendono a vivere picchi di tensione ed esaurimento più intensi, spesso legati a scadenze imminenti o all’accumulo di compiti rimasti indietro. Tuttavia, la loro rivincita compare nelle situazioni di caos in cui si mostrano più resilienti, presentando una maggiore capacità di improvvisazione in contesti instabili. D’altra parte, se questo è un vantaggio in caso di imprevisti, è pur vero che il loro stesso stile li porta a vivere più situazioni di confusione che sarebbero state evitabili.

Creatività e disorganizzazione

Un luogo comune molto diffuso è che la disorganizzazione favorisca la creatività. È vero solo in piccola parte, ma molto meno di quanto si creda. Bisogna infatti fare una distinzione:

• un ambiente moderatamente disordinato può facilitare il pensiero divergente;
• un eccesso di disorganizzazione, però, riduce la capacità di portare a termine le idee.

In altre parole, la creatività beneficia dell’esplorazione, che richiede un ambiente meno rigido.
Tuttavia, l’innovazione richiede struttura. Altrimenti, lo sforzo creativo rimane fine a se stesso e non produce utilità. L’idea geniale senza un’organizzazione che permette di realizzarla diventa totalmente inutile.

Non solo; si è visto come le regole aiutino la creatività, poiché limiti entro cui lavorare obbligano a trovare soluzioni alternative. Una totale libertà sarebbe, al contrario, paralizzante. Avere troppe possibilità crea indecisione, riducendo la capacità di scelta. Invece, le regole restringono il campo, permettendo di concentrarsi sugli aspetti essenziali entro cui trovare soluzioni originali.

Differenze comportamentali nel lavoro e nella vita quotidiana

Esistono delle differenze piuttosto chiare nei comportamenti fra queste due categorie di individui. Le persone organizzate, indipendentemente dall’ambiente in cui si muovono, tendono a pianificare a lungo termine, a rispettare le scadenze, a suddividere i compiti in sotto-obiettivi e a costruire routine stabili.

Al contrario, chi tende ad essere più caotico, tende a lavorare per immersione, ad essere più reattivo alle situazioni che proattivo, a cambiare spesso strategia ed a trovare soluzioni non convenzionali sotto pressione.

In assoluto, se rimaniamo entro confini accettabili e non ci spostiamo sui versanti estremi del continuum, entrambi i profili possono essere vantaggiosi, poiché l’efficacia dei comportamenti dipende anche dal contesto in cui si realizzano. Ambienti ad alta prevedibilità premiano l’organizzazione; ambienti complessi e ambigui premiano maggiormente la flessibilità. Spesso, l’ideale è un mix delle due competenze che risultano più utili in momenti diversi del processo lavorativo; questo è particolarmente vero nel campo dell’innovazione.

Una ricerca italiana sulla disorganizzazione

Una ricerca italiana sulla disorganizzazione, condotta da Organizzare Italia su un campione di 300 persone, mostra alcuni dati interessanti.

In questo studio, il 60% degli intervistati cerca di dominare il caos senza successo, eppure ben il 90,7% dichiara di provare emozioni piacevoli come calma e benessere nel tentativo di organizzarsi e liberarsi del superfluo.
La stragrande maggioranza (85,7%) fatica a rispettare i tempi previsti e (94,6%) tende a rimandare le decisioni a causa della mancanza di tempo o dell’affaticamento decisionale.

La ricerca identifica inoltre quattro profili tipologici di comportamento:

1. Disorganizzati consapevoli: persone che riconoscono il problema e desiderano attivamente imparare a gestirsi meglio.

2. Disorganizzati DOC: soggetti con scarsa consapevolezza della propria incoerenza e disorganizzazione.

3. Ordinati: Individui che usano un proprio metodo ma mostrano forte resistenza al cambiamento e difficoltà nel condividere i propri spazi e modi con gli altri.

4. Organizzati (solo il 10%): Coloro che gestiscono con successo tempo, spazio e relazioni interpersonali.

I vantaggi dell’autocontrollo

Se la coscienziosità si mostra composta da alcuni elementi, fra cui l’autodisciplina, allora ha senso valutare l’effetto di una buona capacità di autocontrollo nel tempo, caratteristica maggiormente presente nelle persone organizzate.
In uno studio trentennale su una coorte di circa 1.000 bambini nati a Dunedin (Nuova Zelanda), si è dimostrato come l’autocontrollo infantile sia un predittore cruciale del successo e del benessere in età adulta.

Lo studio del 2010 rivela che i livelli di autocontrollo misurati durante il primo decennio di vita prevedono in modo significativo i risultati ottenuti all’età di 32 anni in tre aree chiave: salute fisica, ricchezza personale e sicurezza pubblica. Aspetto interessante è che questi effetti sono indipendenti dal quoziente intellettivo e dalla classe sociale di origine.
Fra l’altro, i ricercatori hanno osservato come l’autocontrollo non influenzi solo chi si trova agli estremi (i più o meno controllati), ma opera lungo un gradiente continuo. Di conseguenza, ogni piccolo incremento nelle capacità di autocontrollo di un bambino corrisponde a un miglioramento proporzionale dei suoi risultati da adulto.

Gli effetti principali di una scarsa capacità di autogestione risultano, da grandi, in una maggiore incidenza di problemi respiratori, malattie dentali, infiammazioni, obesità e dipendenza da sostanze a livello di salute. Ma anche a redditi minori, punteggi di credito più bassi, difficoltà nella gestione del denaro, mancanza di risparmi e una maggiore probabilità di crescere figli in famiglie monoparentali.
Infine, chi detiene in misura più scarsa questa competenza, ha una probabilità significativamente più alta di riportare condanne penali entro i 32 anni.

Si può diventare più organizzati?

Ovviamente, l’organizzazione è composta da più elementi, ma visti i risultati della ricerca appena menzionata, viene naturale chiedersi se sia possibile migliorare i comportamenti organizzativi (e, quindi, anche di autocontrollo) senza cambiare la propria personalità. Sicuramente è possibile e la chiave consiste nel progettare sistemi che compensino, anziché combattere, le proprie tendenze naturali.

[Ti consiglio, per approfondimenti, di guardarti gli articoli della categoria organizzazione].

Ad esempio, si può cercare di utilizzare delle routine minime per ridurre quelle decisioni che tendono ad essere ripetitive. Un altro metodo essenziale è quello di non sovraccaricare il nostro cervello, obbligandolo a tenere tutto a memoria quando è possibile fare un semplice offloading con banali strumenti esterni. Inoltre, una tecnica utile è quella di progettare l’ambiente per rendere il comportamento desiderato più facile, la prima reazione naturale.

Questo non vuole dire certo diventare troppo rigidi o perdere in creatività; semplicemente, vuol dire ridurre il costo energetico (e gli inconvenienti) dati da uno stile troppo confusionario.

Pro e contro di organizzazione e disorganizzazione

In sintesi, possiamo individuare il tratto organizzazione/disorganizzazione come una linea continua con degli estremi e delle fasce di mezzo. Ciascuno di noi si situa ad un punto della linea e questa posizione può incidere su diversi aspetti.
Inutile dire che, ai punti più lontani fra loro, risultano soggetti non solo reciprocamente molto differenti, ma comunque poco efficaci, anche se per motivi opposti.

Da una parte, abbiamo il soggetto estremamente disorganizzato, caratterizzato da indolenza, volubilità e negligenza. Spesso mostra una carenza di scopi chiari e una tendenza alla pigrizia. A questi livelli, il caos operativo può creare molti problemi. Intanto, può bloccare la carriera perché l’inefficienza e l’inaffidabilità (confondere date, mischiare compiti, saltare scadenze, ecc.) sono qualità mal viste che possono portare all’esclusione da progetti importanti o persino al licenziamento. Inoltre, può causare conflitti, poiché mina la fiducia del team e costringe gli altri a continui promemoria e interventi di salvataggio (con carico di lavoro sulle loro spalle).

Al contrario, l’individuo “ultra-organizzato” può cadere nel perfezionismo, perdendo di vista la visione d’insieme per focalizzarsi solo sui dettagli. Questo può causare una gestione inefficiente delle risorse, impiegando troppo tempo per rendere perfetto un compito di bassa importanza. Allo stesso tempo, può risultare rigido nel confronto e poco incline alle novità, nel tentativo di difendere le regole inflessibili che si è dato.

È evidente come l’ideale sarebbe avere una buona capacità organizzativa, senza esagerare, insieme ad un aspetto più flessibile e creativo. Se rimaniamo, comunque, a punti più vicini al centro della linea, abbiamo differenze individuali con pro e contro.
I disorganizzati sono spesso più focalizzati sulla “visione d’insieme” piuttosto che sui singoli elementi, il che può favorire una spiccata creatività. In culture aziendali o ambienti che richiedono di prosperare nel caos e nel cambiamento rapido, questo soggetto, spesso più flessibile, potrebbe adattarsi meglio di un perfezionista rigido.
Gli organizzati, invece, facilitano le relazioni lavorative, semplificano le attività quotidiane e condividono proficuamente spazi e tempi con i colleghi. Risultano affidabili e precisi.

Tuttavia, man mano che ci allontaniamo dal centro della linea – pur senza arrivare a confini – i pro tendono a rimanere più centrati sul lato organizzato che su quello opposto:  livello di  minore stress, migliore salute e relazioni, maggiori risultati ed efficacia.

La sfida, ovviamente, rimane quella di essere (o diventare) coscienziosi e affidabili pur imparando tecniche e strumenti per allenare la visione d’insieme e la propria flessibilità mentale.
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