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Perché la disorganizzazione peggiora la qualità della vita e del lavoro

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Fra i miei amici, vengono spesso affettuosamente presa in giro per la mia mania organizzativa. D’altra parte, io stessa ci scherzo sopra definendomi una tedesca. O, ancora meglio, una giapponese (popolo con cui trovo più affinità anche per l’amore verso l’estetica e l’ordine persino nelle più piccole cose).
La disorganizzazione non riesce affatto a trovare i miei favori.

E, in fin dei conti, lo ammetto, non riesco proprio a vederlo come difetto 😉
D’altra parte, questo mi permette di realizzare varie attività, in modo accurato, mantenendo una buona qualità della vita. E ciò mi dà molte soddisfazioni.

Al contrario, vivo con profonda fatica il caos che mi circonda e mi accorgo che crea in me forte stress. Purtroppo, posso organizzare me stessa, ma non posso obbligare gli altri a gestirsi adeguatamente, a meno che non mi chiedano una mano per capire dove sbagliano.

Gli effetti negativi della disorganizzazione

Inizialmente, pensavo fosse un problema tutto mio. Essendo così organizzata, chiaramente mi infastidisce la confusione e il disordine. Eppure, negli anni ho visto sempre più gli effetti di questo “stile di vita e di lavoro” su molte altre persone; perciò, ho iniziato ad interessarmi al tema non solo per la mia predisposizione “innata”, ma anche come argomento di lavoro.
I risultati negativi sono evidenti, ma non tutti si accorgono da cosa derivino; di conseguenza, non riescono a trovare una soluzione che migliori l’impatto impegno/risultato, riduca i tempi persi inutilmente e faccia guadagnare in qualità della vita e professionale.

Di articoli e libri sulla corretta gestione del tempo ve ne sono molti e ora non voglio soffermarmi su tali tecniche. Certamente ne parlerò in futuro, però, visto che l’adeguata organizzazione dei processi è assolutamente parte integrante dell’innovazione.
Oggi mi interessa di più focalizzarmi sul perché sarebbe bene apprenderle, cioè quali siano gli effetti negativi della disorganizzazione (su noi e su chi ci circonda) e perché sia necessario correre ai ripari. Guadagnandoci in salute.

Partendo dal presupposto che una mente sovraccarica e stressata non è mai una mente innovativa.

I 4 errori di comportamento

Ecco, di seguito, 4 fra gli errori di comportamento principali che ci portano allo sfinimento, compromettendo efficacia delle nostre azioni e salute.

Tutto è urgente

Oggi come oggi, uno degli sbagli più comuni è non prenderci il tempo per valutare i nostro obiettivi, creandoci una scaletta di priorità. Difficilmente si valutano i compiti da eseguire attraverso concetti come importanza ed urgenza. Così, finiamo per seguire un po’ tutto, anche ciò che non è fondamentale e prioritario, mettendo ogni impegno allo stesso livello.
Capita quindi che ci troviamo indietro sugli aspetti importanti, circondati da lavori di ogni genere che rincorriamo senza avere neanche tempo di fermarci a pensare se veramente siano fondamentali oppure no.
Allo stesso modo, quelle che erano urgenze finiscono per sfuggirci (con tutti gli effetti negativi del caso), mentre ciò che poteva essere programmabile e gestibile diventa all’improvviso indifferibile, perché non abbiamo definito nel tempo la sua esecuzione e abbiamo lasciato passare le settimane senza occuparcene.

Di fatto, la nostra vita diventa una perenne rincorsa a ciò che, lasciato andare al caso, si trasforma in una continua emergenza. Ma che non era nata come tale.

È un po’ come se ci sedessimo al tavolo di un ristorante dove ci servono tutte le portate in contemporanea. E noi, nella fretta di finire tutto, prendessimo di qua e di là senza pensare di mangiare prima ciò che è caldo e va assaporato alla giusta temperatura.
Così ci ritroviamo ad ingerire tutto freddo, perdendoci nel gusto.

L’idea di prendersi un po’ di tempo per fare il punto della situazione, valutare cosa vada fatto prima e cosa dopo, programmare le attività che possono essere diluite nel tempo e affrettare le urgenze (scadenze che determinano effetti negativi, ad esempio) viene talvolta vista come una perdita di tempo. In realtà, è un’abitudine che, una volta presa, permette di risolvere in 10-15 minuti una programmazione settimanale. La quale porterà enormi benefici in termini di gestione accurata dei propri impegni e del tempo da dedicarvi. E più lucidità mentale su ciò che va fatto prima o dopo.
La sensazione che tutto sia importante e da fare nello stesso momento è una fonte di stress enorme.

Il risultato? Invece che essere noi a gestire gli impegni nel tempo, sono gli impegni a gestire noi. Invece che essere il capitano della nostra nave, lasciamo il timone e aspettiamo che le onde ci sbattano dove capita (lamentandoci poi perché abbiamo perso la rotta o siamo addirittura naufragati).

Non posso dire “no”

La conseguenza del punto precedente è evidente. Se tutto è importante allo stesso modo, allora devo fare tutto insieme. Questo porta ad un carico mentale insostenibile, nel tempo. È come essere assaliti contemporaneamente da una tribù, invece che affrontare un nemico alla volta

Da qui discende che, a qualunque richiesta, sentiamo di non potere dire di no. Di fronte ad una chiara tabella dei nostri impegni con le priorità in primo piano, possiamo valutare se una nuova attività si infili adeguatamente o se non rimanga spazio. Naturalmente, dopo aver considerato quanto sia importante ed urgente. Se non lo è e il nostro calendario è già colmo, allora possiamo avere la serenità di rinunciare o di progettarne l’esecuzione in tempi migliori (ma definendola già ora).

Se invece mi trovo di fronte ad un’agenda che sembra la discarica comunale, piena di oggetti ammassati uno sull’altro, anche solo per non dovere fare ordine in questo caos – cosa che ci spaventa – dico di sì e decido di capire dopo se e dove infilarla. Ma torniamo al punto precedente…probabilmente ce ne occuperemo quando è diventato tardi e ci affretteremo a finire qualcosa a cui avremmo anche potuto serenamente dire di no oppure organizzare con il giusto tempo.

Agenda mia, non ti conosco

Un’altra abitudine fonte di uno stress enorme, ma non riconosciuto, è la tendenza a prendere appunti mentali. Oppure sparsi in mille posti (che è esattamente come non prenderli). In questo modo, chiediamo al nostro cervello di tenere a mente un’infinità di cose. Lo sovraccarichiamo per compiti banali, come memorizzare, che una rubrica potrebbe svolgere più semplicemente e adeguatamente, e lo troviamo sfiancato e rallentato quando deve svolgere attività più complesse.
È come se la nostra mente fosse un computer sofisticatissimo che noi usiamo più per accumulare dati che per utilizzare strumenti e applicazioni che possono fare meraviglie. Riempiamo la memoria con elementi stupidi e rallentiamo i processi importanti.

Fra l’altro, la scienza da tempo ci ha spiegato che il numero di elementi che possiamo memorizzare contemporaneamente è limitato. E lo diventa ancora di più se ci sono stimoli interferenti durante il processo di consolidamento del ricordo; cosa che, alla nostra epoca, circondati da messaggi, mail, telefonate e ogni tipo di distrazione, è all’ordine del giorno.

Non importa se abbiamo dieci o cento cose da fare. Non segnarle e tenerle tutte a mente ci dà l’impressione di averne venti volte tanto e affatica il nostro cervello che, ogni tot, deve ricordarsi cosa deve svolgere e prendere in mano un elenco. Il quale, tenuto a memoria, sarà sempre ondivago, incerto e incompleto.

Non basta segnarsi le cose più importanti, ma è essenziale appuntarsi ogni attività che, prima o poi, dovremo fare e che non sia parte della nostra routine. Perché tutto ciò che rimane in sospeso e dobbiamo ricordare, affatica la nostra mente.

Infatti, il nostro cervello è strutturato in modo tale che, se non completa un compito, lo avverte come fastidio; qualcosa, giustamente, da terminare. Fatica a considerare lo stato di avanzamento, lo prende semplicemente come un compito in sospeso. Non importa, quindi, se hai dieci cose di cui manca solo l’ultimo passo veloce, per il tuo cervello saranno dieci impegni che incombono su di te simultaneamente. Definisci l’importanza e completale sulla base di quella, invece che tenerle tutte aperte insieme.

Anche se sono lunghe da chiudere e alcune richiedono di essere gestite in contemporanea, la possibilità di definire esattamente il loro spazio ti darà un senso di controllo e avanzamento molto più chiaro, invece che la sensazione semplicemente che “è da fare”.

Digitale o analogica, non importa. Inizia ad usare l’agenda e fallo con criterio (vedi sopra).

Io vengo dopo tutto il resto

Un’altra conseguenza che spesso emerge è quella di mettersi in secondo piano (tendenza che viene mediamente rinforzata ulteriormente nelle donne anche per un fattore culturale). Cosa c’entra questo con la disorganizzazione? Molto.

Una programmazione definita per priorità, urgenza ed importanza ci permette di pianificare anche a lungo termine e di avere ben chiari i compiti da svolgere e i tempi entro cui realizzarli. In questo, dovrebbero avere assolutamente spazio anche i nostri progetti personali.

Hai presente quel sogno nel cassetto che conservi “per quando potrò”? O quel side project che effettivamente potrebbe dare un’accelerazione al tuo business (o alla tua qualità di vita) che mantieni per i ritagli di tempo?

Bene, una vita organizzata ti permette di riempire le caselle della tua agenda inserendo anche uno spazio dedicato proprio ai tuoi piani personali. Nel momento in cui non devi più correre dietro alle emergenze (quelle che, in buona parte, hai creato tu stesso con la tua disorganizzazione), rimane lo spazio anche per le tue progettualità. Ma non si tratta solo del tempo liberato, ma anche di metodo.
Se fra i compiti da svolgere imparo ad inserire regolarmente anche quelli che riguardano me, avrò modo di portarli avanti un po’ per volta secondo una chiara calendarizzazione. Nella mia agenda personale, dovrà essere inserito uno spazio riservato per quelle attività.

A questo punto, va considerato esattamente come un impegno lavorativo. Se l’amico di turno ci chiama per raccontarci la sua tragedia personale (di solito, quella che hai sentito 127 volte, a cui hai dato anche 127 risposte intelligenti su come comportarsi che lui disattende regolarmente), sapremo che no, in quel momento non possiamo. Perché era lo spazio dedicato al nostro progetto, che dobbiamo vedere esattamente come se avessimo un appuntamento con il capo o con un cliente.

Ma se la nostra agenda non è organizzata, molti elementi ci portano a dire di sì. Da una parte, come si scriveva prima, ogni cosa che entra, non diversificando in base all’importanza, sentiamo che deve essere gestita. Effetto stimolo-risposta: entra lo stimolo, esce subito la risposta. Così finiamo per seguire tutto e ogni cosa male.

In secondo luogo, se non ci siamo presi veramente un impegno con noi stessi, ci verrà naturale dire: “cavolo, il mio amico ha bisogno…questa cosa io posso rimandarla, tanto è un mio progetto personale, lo gestisco come voglio”. E, di solito, si gestisce rimandandolo a vita fino ad arrivare a raccontare ai propri nipotini: “sai, tanto, tanto tempo fa avevo l’idea di fare…”.
Inserendolo in calendario come tutti gli altri impegni, ci permette di dargli il giusto valore e di vederlo secondo una corretta prospettiva: qualcosa che è importante per noi e che vogliamo realizzare. Ci aiuta a capire che non è né più né meno di un impegno di lavoro; un impegno preso con noi stessi. Quindi, è il resto che va messo in altri momenti.

Naturalmente, va difeso e qui entra in gioco molto anche la psicologia, cioè la nostra tendenza a metterci o meno in secondo piano. Se siamo abituati a dare sempre importanza agli altri prima che a noi stessi…”Houston, abbiamo un problema!”. E non è l’agenda che lo risolverà.
Ma certo, se non siamo proprio patologici in questo, una buona organizzazione farà emergere il tempo dedicato ai nostri progetti, la consapevolezza che hanno la loro importanza e un ancoraggio visivo che ci permetterà di dire al nostro amico: “no, scusa, ora non posso, devo terminare un lavoro”. Rimanendo liberi di uscire una sera a berci una birra in compagnia per potere dare per la 128esima volta lo stesso suggerimento che lui, regolarmente, non seguirà.

Le ricerche

Se non ti ho convinto, lascio parlare le ricerche.
Uno studio su 165 studenti nel 1990 mostrava come coloro che percepivano un maggior controllo del proprio tempo riportavano valutazioni migliori, in modo significativo, delle loro performance, maggiori soddisfazioni di vita e lavoro, minore ambiguità e sovraccarico di ruolo e un minor numero di tensioni somatiche indotte dal lavoro.

Attenzione, le reazioni negative non sono direttamente collegate al carico di impegni. Si è infatti dimostrato che è possibile lavorare intensamente senza accusare sintomi di stress (anche se in misura limitata nel tempo; se diventa uno stile di vita, gli effetti iniziano a sentirsi). Tuttavia, a fare la differenza è soprattutto il senso di controllo sulle proprie attività oltre che il supporto sociale. Cioè, quel controllo che può derivare da una corretta organizzazione.

Ma la disorganizzazione incide anche su altri aspetti della vita. In uno studio si è dimostrata la correlazione fra il disordine o i progetti non terminati che venivano avvertiti dalle donne in merito alla casa e sintomi di depressione, affaticamento e alti livelli di cortisolo (l’ormone dello stress) rispetto alle intervistate che, invece, percepivano la loro abitazione come  riposante e in ordine.

Invece, i partecipanti ad un esperimento pubblicato nel 2013 mostravano la tendenza a scegliere snack più salutari e ad essere più generosi se collocati in  una stanza ordinata piuttosto che in mezzo al caos.

Insomma, gli effetti sono a tutto tondo.  
Puoi quindi decidere di vivere come vuoi, anche in mezzo al caos generale e inseguendo i tuoi impegni come un criceto sulla ruota. Ma sapendo che questo avrà un effetto pesante sulla tua realizzazione personale, professionale e sulla salute fisica e mentale.

Parafrasando una celebre pubblicità di moltissimi anni or sono: “un’agenda allunga la vita” 😉

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