Dopo un’estate e delle ferie corroboranti (almeno lo spero!), stiamo tutti tornando al nostro lavoro.

Un’esperienza frequente è quella di rientrare dalle vacanze con tanti ottimi propositi, soprattutto in merito ad una migliore gestione della quotidianità, dei tempi e degli impegni che non ci affatichino oltre ogni limite e che lascino spazio a momenti di riposo e di svago con famiglia e amici.

Non è un caso…siamo più rilassati, abbiamo sperimentato che vivere con calma si può e ci fa bene. Il problema è che, appena entriamo in contatto con i mille problemi di lavoro, le richieste che ci fioccano da tutte le parti e gli imprevisti che si accavallano, i nostri buoni intenti vanno a farsi benedire. Finiamo per ritrovarci in men che non si dica a correre dietro agli impegni, senza neanche capire come ci siamo ridotti a quel punto.

È vero, non abbiamo la possibilità di controllare tutto; però, senza accorgercene, spesso è anche il nostro modo di approcciare il lavoro e la vita che ci mette in difficoltà. Siamo vittime dei nostri stessi comportamenti che attiviamo in gran parte in modo inconsapevole. Come porvi rimedio, allora?

Un primo passo essenziale è quello di evitare il multitasking e di individuare le attività chiave per noi e per i nostro obiettivi, focalizzandoci su quelle in modo ordinato e sequenziale. Questo vale sul lavoro come nella vita personale. Lo possiamo fare sia con alcuni metodi strutturati sia eliminando pessime abitudini che, invece di aiutarci, ci fanno affondare sempre più nella confusione.
Vediamo, quindi, come possiamo muoverci per attivarci fin dall’inizio del nostro anno lavorativo al fine di prendere e mantenere il controllo saldo sui nostri obiettivi.

Evitare il multitasking

Un primo punto essenziale, purtroppo ignorato da ancora troppe persone, è quello di evitare il multitasking.
Portare avanti diversi compiti contemporaneamente ci dà l’illusione di ottimizzare il tempo. Invece, è vero il contrario. Ormai numerose ricerche dimostrano che il multitasking è controproducente e, a lungo termine, ostacola la produttività, la creatività e la qualità del lavoro. Perché? I motivi sono diversi, di seguito ti illustro i principali.

Perché il multitasking è dannoso?

Forse, il primo motivo per cui crea più danni che vantaggi è il fatto di essere così insidioso: apparentemente, ci fa sembrare di fare tantissime cose contemporaneamente e questo ci dà un senso di competenza e gratificazione. Ma nella realtà, nasconde una serie di problemi e svantaggi di cui ti parlo più sotto.

Un altro aspetto interessante degno di nota è che le ricerche hanno dimostrato che le persone sono poco capaci di valutare la propria abilità nel multitasking.        
Questo studio, ad esempio, ha scoperto che la percezione della capacità di svolgere più attività contemporaneamente è fortemente esagerata. Infatti, la maggior parte dei partecipanti si era giudicata superiore alla media nella capacità di effettuare più compiti contemporaneamente (e già qui, se la matematica non è un’opinione, qualcosa non torna ;-)). Stime che, però, avevano poco fondamento nella realtà poiché la capacità multi-tasking percepita non era significativamente correlata con quella effettiva e misurata.
In realtà, emergeva che proprio le persone più propense a svolgere diverse attività simultaneamente sono quelle con una visione più esagerata delle proprie abilità di farlo.

Distrazione e calo di attenzione

Insomma, quello che ci appare come un’iperproduttività non fa altro che ridurre la nostra capacità di concentrarci su un compito senza distrazioni e ci allontana da una produttività efficace nel momento stesso in cui, invece, siamo convinti di essere particolarmente efficienti.    
Come dimostrano le ricerche, ogni volta che la nostra attenzione passa da una mansione all’altra, c’è una perdita di focus. E, conseguentemente, un tempo di latenza richiesto perché la nostra mente possa concentrarsi nuovamente su un compito differente. Ad ogni passaggio, perdiamo minuti preziosi. E molti più di quanto non pensiamo.
La quantità è variabile sulla base di una serie di fattori, fra cui la complessità dei compiti da e verso cui ci rivolgiamo.
Persino quando i costi di passaggio risultano relativamente piccoli, talvolta solo pochi decimi di secondo per spostamento, diventano invece elevati quando le persone passano ripetutamente da un’attività all’altra. E con attività più complesse, le perdite possono aumentare molto.
Pertanto, il multitasking può sembrare efficiente in superficie, ma alla fine richiede più tempo e comporta più errori. Meyer, un ricercatore che si è occupato della materia, ha affermato che anche i brevi blocchi mentali creati dallo spostamento da un compito all’altro possono costare fino al 40% del tempo produttivo in certi casi.

Puoi valutare tu stesso quante ore rischi di buttare in una singola giornata se mantieni questa abitudine costantemente.

Errori più frequenti

Come naturale conseguenza di un calo di attenzione, arriva una più alta percentuale di errori o dimenticanze che avvengono nel portare avanti i nostri compiti su più piani simultaneamente.
Il tutto esita in una generale perdita di efficienza.

Sovraccarico cognitivo

Il nostro cervello è una grande macchina, ma non è un supercomputer quantistico che può elaborare una impressionante mole di dati contemporaneamente! Per quanto sia capace di svolgere attività anche molto complesse, ha un limite nell’elaborazione contemporanea di troppi dati e compiti difficili.
Trattarlo come se non avesse una naturale soglia di carico determina stress, affaticamento mentale e una riduzione delle capacità cognitive. Tutti aspetti che, a loro volta, incidono ulteriormente in modo negativo sulla successiva capacità di lavoro, facendoci più facilmente rimanere indietro e creando così un circolo vizioso.

Diminuzione della qualità del lavoro

A causa dell’attenzione divisa su più aspetti, finiamo per dedicare meno tempo e cura a ciascun compito, con un conseguente calo della qualità del lavoro prodotto.
Meglio fare meno, ma fare bene. Anche perché attività mal svolte spesso ci portano a delle rilavorazioni, cioè a tornare più volte sullo stesso compito per fare degli aggiustamenti. Se calcoliamo anche tutti questi momenti, vedremo che, nell’insieme, abbiamo speso ben più tempo rispetto a quello che avremmo usato se solo avessimo lavorato concentrati e riposati.

Inconsapevolezza e rafforzamento del circuito negativo

Come dicevo, il primo problema sta forse proprio nel fatto che il più delle volte non ci accorgiamo di quanto deleterio sia questo comportamento. Più ci affatichiamo, perdiamo concentrazione e riduciamo la qualità del lavoro, più ci sentiamo sommersi dalle attività da realizzare e pensiamo che una buona soluzione sia aumentare i compiti da svolgere in simultanea perché vogliamo recuperare tempo!
In altri casi, invece, anche senza farlo apposta occupiamo la mente su più campi contemporaneamente senza accorgerci che siamo in multitasking. Ad esempio, quando arriva un messaggio in chat o una mail sul pc, controlliamo di cosa si tratti senza capire che è una distrazione che ci porta lontano dal nostro focus.
Se l’interruzione è breve, ci sembrerà di avere fatto una “piccola pausa” invece che avere perso concentrazione e tempo. In certi casi, tale comportamento diventa automatico e ci fa quindi perdere di vista la nocività dello stesso.  

Come uscire dal multitasking?

Esistono dei modi per contrastare questo fenomeno? Sì, certamente, anche se la struttura della comunicazione e del lavoro odierni non aiutano molto. Quanto più il contesto ci rema contro, tanto più consapevolezza a sforzo attivo dovremo impiegare. Il primo punto è, infatti, prendere coscienza del problema e di come generi circuiti negativi. In questo modo, possiamo iniziare ad agire per contrastare gli effetti del multitasking.

In secondo luogo, dobbiamo identificare le attività chiave, quelle più importanti e con maggiore impatto sui nostro obiettivi, così da focalizzarci su quelle. Infatti, un’altra conseguenza del multitasking è che tende a mettere ciascun compito sullo stesso piano, facendoci correre dietro ad ogni stimolo che arriva, in una logica quasi di “last in, first out”. 

Come muoverci, allora?        
Per attivare una riflessione consapevole, il primo passo è quello di prendere nota dei nostri comportamenti.
Inizia a vedere quante attività svolgi contemporaneamente, controlla quante ore passi sulla messaggistica istantanea, sui social o altri spazi che non aggiungono valore al tuo lavoro. Non solo il tempo totale, ma anche il numero di volte in una giornata in cui lo fai (più è alto, più volte interrompi e diluisci la tua attenzione).

Comincia a dedicare spazio ad una sola attività alla volta, in modo da potere mettere tutta la tua concentrazione su quella. Fra un compito e l’altro fai una pausa rigenerante (no, guardare i social non lo è, anzi, drena energie): ascolta musica, fai due passi, chiama un amico per una breve telefonata, ecc.

Ma quali sono le attività essenziali sulle quali dobbiamo riporre il massimo della nostra concentrazione? E, una volta individuate, come dobbiamo poi agire?
Lo vediamo subito.

Come individuare le attività chiave

Per focalizzarsi sulle attività chiave che fanno davvero la differenza, è fondamentale seguire alcuni passi. Parliamo di lavoro, ma il principio è identico in qualunque ambito della tua vita:

1. Definire gli obiettivi: chiarisci innanzitutto con precisione i tuoi obiettivi di lavoro, sia a breve che a lungo termine.

2. Identifica le attività: elenca poi tutte le attività lavorative che devi svolgere quotidianamente, anche quelle più piccole e apparentemente insignificanti.

3. Valuta l’impatto: assegna a ciascuna di esse un’importanza in base al suo impatto sul raggiungimento degli obiettivi. Puoi utilizzare anche dei numeri su una scala fino a dieci, ad esempio, per definire quanto ciascuna incida sulle tue mete finali.
Puoi usare una tabella di questo tipo, tanto per fare un esempio.

4. Prioritizza: ordina le attività in base alla loro importanza e urgenza, dando priorità a quelle che contribuiscono maggiormente al raggiungimento degli obiettivi essenziali e che hanno scadenze imminenti.

5. Elimina o delegare: eliminare o delega le attività a basso impatto o che possono essere svolte da altri, liberando tempo per concentrarsi su quelle più importanti. Per i passi 4 e 5, usa la Matrice di Eisenhower di cui ti ho già parlato.

6. Pianifica il tempo: crea un piano di lavoro settimanale, dedicando blocchi di tempo specifici alle attività prioritarie.

7. Evita le distrazioni: soprattutto durante i periodi dedicati alle attività chiave, minimizza le distrazioni come notifiche del telefono, social media e conversazioni non urgenti. Quando lavori su questi impegni, devi avere un’attenzione fortemente focalizzata con brevi interruzioni per rigenerarti.

8. Fare delle pause: come dicevo, è importante fare dei break. Non prendere sottogamba questo consiglio, cinque minuti ogni tanto dedicati a “scaricare la testa” sono fondamentali, perché la nostra attenzione non può andare avanti per ore e ore ininterrottamente senza avere un calo. Per riportare l’energia più in alto, è importante concedere alla mente spazi rigeneranti, secondo quanto ho scritto sopra. Non tutte le attività, infatti, hanno lo stesso impatto. Alcune, come i social, apparentemente sembrano scaricarci, ma in realtà ci appesantiscono. E, soprattutto, sono fatte apposta per drenare tempo e attenzione senza che ce ne accorgiamo.

9. Monitora e adatta la strategia: controlla periodicamente il tuo piano di lavoro e adattalo in base alle necessità e alle priorità mutevoli.

Conclusioni

Se la tua difficoltà a gestire gli impegni in modo efficace deriva da una sbagliata gestione del tempo e delle priorità, questi primi consigli già ti possono aiutare molto.
Ovviamente, se i problemi nascono anche da dinamiche personali più profonde, non saranno sufficienti. Ma, magari, scoprire che non riesci ad applicare neanche questi primi consigli ti farà capire che c’è qualcosa di più sotto e potrai valutare se non sia il caso di farci un lavoro più approfondito.
In molte situazioni, tuttavia, il problema è proprio un fraintendimento dell’effetto del multitasking o una gestione inadeguata del tempo e una mancata suddivisione delle attività in base al loro impatto più che all’ordine di arrivo.

Ecco allora che focalizzarsi sui compiti chiave e abbandonare il lavoro in simultanea diventa un passaggio necessario per il successo lavorativo.
Seguendo i consigli di cui sopra e adottando un approccio organizzato e strategico, potrai ottimizzare il tempo, aumentare la produttività, ridurre lo stress e raggiungere i tuoi obiettivi con maggiore efficacia.