Strumenti di decision making: la matrice di Eisenhower

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Immagine di un cartello rosso con scritto "priorità"

Negli articoli precedenti abbiamo visto cosa si intenda per Decision Making e perché sia così importante. In più, abbiamo iniziato a “mettere un piede dentro” agli strumenti che ci aiutano in questa attività, vedendone un primo, molto diffuso: l’analisi SWOT.
Ora procediamo con un altro metodo altrettanto semplice quanto importante per aiutarci a prendere delle decisioni: la matrice di Eisenhower. In particolare, è una tecnica usata nella gestione del tempo, perché aiuta a prioritizzare le attività.

Tutti noi siamo, infatti, continuamente sommersi da compiti da svolgere che, affastellandosi sempre più in fretta, non ci permettono neanche di ragionare su cosa abbia senso fare prima o dopo. Spesso, si segue semplicemente la logica del “first in first out” (cioè la prima cosa che entra è la prima che esce) che, purtroppo, non è la più efficace.

Infatti, in un time management adeguato, dove siamo noi a controllare le attività da svolgere e non il contrario, è chiaro che l’organizzazione si migliora quando ci prendiamo il tempo di valutare cosa abbia più senso fare in un determinato momento. I compiti non sono uguali fra loro né per impatto né per urgenza e trattarli tutti allo stesso modo non ha senso.  Se seguiamo semplicemente il ritmo degli eventi che si susseguono, senza differenziarli fra loro, perdiamo di vista le priorità e ci facciamo inondare dalle incombenze. Il risultato finale sarà che ci sentiremo stanchissimi, ma con la sensazione di non sapere bene dove stiamo andando e di essere controllati dagli eventi più che il contrario.

Vediamo, allora, cos’è la matrice di Eisenhower e come può aiutarci in queste situazioni.

Le origini

Se per caso questo nome ti ricorda qualcosa…beh, hai indovinato! La matrice di Eisenhower prende il nome dal 34° Presidente degli Stati Uniti, Dwight D. Eisenhower, che pare la utilizzasse per organizzare le sue priorità. Egli era infatti noto per la sua eccezionale abilità nel prendere decisioni efficaci e nell’organizzare il suo tempo. Chi, meglio di lui, poteva quindi darci un metodo perfetto per gestire il nostro?

Di fatto, questo strumento è la traduzione su carta di una sua espressione (o, perlomeno, a lui attribuita): “Ho due tipi di problemi: urgente e importante. L’urgente non è importante e l’importante non è mai urgente”.

Vediamo, allora, cos’è la matrice di Eisenhower e come può aiutarci in queste situazioni.

La matrice di Eisenhower

La Matrice di Eisenhower è uno strumento di gestione del tempo che aiuta a categorizzare e stabilire delle priorità fra i compiti da svolgere. È basata sulla distinzione tra urgenza e importanza delle attività, aiutando così a focalizzarsi su ciò che è veramente cruciale.
Le mansioni da seguire risulteranno classificate in quattro categorie: da fare subito, da pianificare, da delegare, e da eliminare o ridurre.

Naturalmente, è particolarmente utile per manager, imprenditori o professionisti che devono gestire molteplici impegni e responsabilità. Infatti, aiuta a concentrarsi sulle occupazioni che hanno un impatto significativo, riducendo lo stress e migliorando la produttività.
Tuttavia, il principio e l’applicazione è sufficientemente semplice da risultare uno strumento utilizzabile da chiunque voglia mettere ordine nella propria vita e nei compiti da svolgere, anche se non è Elon Musk 🙂

In fondo, è certamente percezione comune quella di essere incastrati in troppi obblighi e di non riuscire a ritrovare il bandolo della matassa. Può quindi tornare utile qualunque lavoro si svolga, quando sentiamo che le cose da seguire ci stanno sfuggendo di mano; ma, per lo stesso motivo, può benissimo essere applicata anche nella nostra vita personale (donne, ne sapete qualcosa? ;-)).

I quattro quadranti della matrice di Eisenhower

Come già avevamo visto per l’analisi SWOT, anche in questo caso la matrice è composta da quattro quadranti.

Matrice di Eisenhower suddivisa in quattro quadranti per priorità di compiti: in alto a sinistra, compiti urgenti e importanti con simbolo di esclamazione; in alto a destra, compiti importanti ma non urgenti con simbolo di spunta; in basso a sinistra, compiti urgenti ma non importanti con orologio; in basso a destra, compiti né urgenti né importanti con icona di cestino.

Gli elementi che vanno a comporla sono fondati su importanza e urgenza dei compiti da svolgere.

Nella matrice, quindi, inseriremo le attività che dobbiamo eseguire sulla base della nostra valutazione rispetto al loro impatto e al tempo entro cui vanno terminate.

Quindi avremo:

  1. Compiti urgenti e importanti: Questi compiti richiedono attenzione immediata e sono cruciali per il successo nel campo di nostro interesse. Esempi possono includere scadenze imminenti o crisi improvvise da gestire.
  2. Compiti importanti ma non urgenti: Queste attività sono incisive per i tuoi obiettivi a lungo termine ma non richiedono un’azione immediata. Esempi comprendono la pianificazione strategica e lo sviluppo personale.
  3. Compiti urgenti ma non importanti: Questi sono compiti che richiedono attenzione immediata ma non contribuiscono significativamente ai tuoi obiettivi a lungo termine. Spesso possono essere delegati. Possono ricomprendere alcune attività burocratiche.
  4. Compiti non importanti e non urgenti: Questi impegni hanno il minor impatto e possono spesso essere eliminati o ridotti.

Gestione successiva dei compiti

Ora che abbiamo classificato tutti i nostri impegni nella quattro caselle, cosa dobbiamo fare?

Bisognerà muoversi di conseguenza e cioè gestirli in modo efficace. Ecco come agire su ciascun quadrante:

Quadrante I: urgente e importante

  • Agisci immediatamente: queste mansioni hanno la priorità massima. Devono essere eseguite prima di tutto il resto perché sono critiche e hanno scadenze ravvicinate.
  • Gestisci il tempo: assicurati di avere abbastanza tempo libero per gestire queste emergenze o scadenze senza compromettere il resto delle tue attività.

Quadrante II: importante ma non urgente

  • Pianifica: dedica tempo alla pianificazione e allo sviluppo di strategie per questi compiti. Sono essenziali per il raggiungimento dei tuoi obiettivi a lungo termine.
  • Previeni: lavorando proattivamente su questi compiti, puoi ridurre il numero di problemi che diventano urgenti e importanti, evitando crisi future.

Quadrante III: urgente ma non importante

  • Delega: se possibile, delega questi compiti a qualcun altro. Sono attività che possono sembrare urgenti ma non dovrebbero prendere il sopravvento sulle tue priorità principali.
  • Stabilisci limiti: impara a dire di no o a negoziare scadenze più realistiche per questi compiti, in modo da poter concentrare le tue energie sui compiti dei quadranti I e II.

Quadrante IV: non urgente e non importante

  • Elimina o limita: queste attività dovrebbero essere ridotte al minimo o eliminate del tutto. Spesso si tratta di distrazioni o di compiti che non aggiungono valore ai tuoi obiettivi personali o professionali.
  • Rivaluta: periodicamente, esamina questi compiti per vedere se possono essere completamente rimossi dal tuo programma, liberando così più tempo per le attività dei quadranti I e II.

Come puoi vedere, usare la matrice di Eisenhower permette, innanzitutto, di visualizzare e organizzare i compiti in base a urgenza e importanza, promuovendo una gestione del tempo più efficace. Di conseguenza, riduce lo stress e aumenta la produttività sia nella vita professionale che in quella personale.

Strategie di utilizzo della matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower andrebbe riutilizzata regolarmente. Usarla una volta è certamente utile per dare ordine e priorità; tuttavia, dopo un po’ la nostra organizzazione tende nuovamente all’entropia. Per questo, sarebbe importante riapplicarla di quando in quando per controllare che la nostra gestione sia ancora efficace e, qualora non lo sia più, attuare le modifiche necessarie per ritornare in carreggiata.

Quindi, ti consiglio di:

Fare una revisione regolare: ricontrolla periodicamente la tua matrice per assicurarti che i compiti siano correttamente prioritizzati e che tu stia dedicando il tuo tempo alle attività giuste.

Essere flessibile: cerca di essere pronto a rivedere la priorità dei compiti se le circostanze cambiano. Impara ad adattarti a nuove informazioni o urgenze.

Trovare la sintesi ideale: cerca un equilibrio tra i vari quadranti, dedicando tempo sia alle urgenze sia alla pianificazione e allo sviluppo personale e professionale a lungo termine.

Limitare le interruzioni: imposta dei limiti per minimizzare le distrazioni e le interruzioni, specialmente quando lavori su compiti importanti.

Esempi di applicazione pratica della matrice di Eisenhower

Vediamo ora come si realizza nella pratica, portando alcuni esempi tipo.
In ambito lavorativo potresti trovarti a gestire situazioni come le seguenti:

Compito urgente e importante

  • Rispondere a una richiesta urgente da un cliente chiave.
  • Completare un progetto con una scadenza imminente.
  • Rispondere a email critiche dai superiori.
  • Risolvere problemi che impediscono al lavoro di procedere.

Compito importante ma non urgente

  • Sviluppare una nuova strategia aziendale o programmare nuovi servizi per il medio-lungo termine.
  • Formazione e sviluppo professionale.
  • Creazione e sviluppo di una rete di relazioni professionali.

Compito urgente ma non importante

  • Alcune email o telefonate che sembrano richiedere una risposta immediata ma non sono cruciali per i tuoi obiettivi principali.
  • Riunioni che non contribuiscono direttamente ai tuoi obiettivi.

Compito non importante e non urgente

  • Navigare su Internet senza uno scopo definito.
  • Partecipare a riunioni non necessarie.
  • Occuparsi di burocrazia inutile.

Come dicevo, questa matrice è facilmente applicabile anche in ambito personale quando si voglia dare un ordine alle tante cose da fare. Ad esempio:

Compito urgente e importante

  • Pagare l’affitto.
  • Saldare le bollette in scadenza per evitare sanzioni.
  • Curare una malattia improvvisa o gestire un’emergenza familiare.

Compito importante ma non urgente

  • Mettere mano ad un progetto impattante per il proprio benessere o sviluppo personale.
  • Pianificare investimenti a lungo termine per la sicurezza finanziaria.
  • Dedicare tempo a relazioni significative.

Compito urgente ma non Importante

  • Rispondere a messaggi whatsapp o social su aspetti secondari.
  • Partecipare a eventi sociali per pura cortesia, senza un reale interesse.

Compito non importante e non urgente

  • Navigare sui social media o fare ricerche in rete senza uno scopo specifico.
  • Guardare la televisione per abitudine, non per interesse.
  • Perdere tempo in attività di svago che non arricchiscono né fisicamente né mentalmente.

Ambiti di applicazione della matrice di Eisenhower

Per quanto sia estremamente semplice (o forse proprio per questo), la matrice di Eisenhower è un potente strumento di gestione del tempo che può essere applicato in diversi ambiti della vita per aiutare individui e organizzazioni a prioritizzare le attività. Vediamo di seguito alcuni esempi di settori in cui può risultare particolarmente utile.

Ambito professionale

Gestione progetti: aiuta a identificare quali attività debbano essere completate per prime per rispettare le scadenze del progetto e quali possono essere delegate o pianificate per un secondo momento.

Leadership e management: fornisce ai leader una cornice per delegare compiti in modo efficace, concentrandosi sulle attività strategiche mentre si trasferiscono o si rimandano quelle meno critiche.

Start-up e imprenditorialità: aiuta gli imprenditori a concentrarsi sulle attività che hanno il maggiore impatto sul successo e sulla crescita dell’azienda, evitando distrazioni.

Ambito personale

Gestione del tempo privato: permette alle persone di bilanciare lavoro, hobby, e responsabilità familiari, assicurando che il tempo sia speso in modo efficace per raggiungere obiettivi personali.

Finanze personali: può essere utilizzata per prioritizzare le spese, concentrandosi su quelle che sono importanti (come il risparmio per il futuro) rispetto a spese impulsive o meno significative.

Salute e benessere: aiuta a identificare le abitudini e le attività che contribuiscono positivamente alla salute e al benessere generale, come l’esercizio fisico regolare o una sana alimentazione, rispetto a quelle che sono meno benefiche.

Educazione e studi

Pianificazione dello studio: gli studenti possono utilizzare la matrice per prioritizzare gli argomenti di studio, i compiti, e le scadenze, focalizzandosi su ciò che è più importante per il loro successo accademico.

Ricerca accademica: Ricercatori e accademici possono applicarla per gestire efficacemente il loro tempo tra scrittura, ricerca, insegnamento, e altre responsabilità accademiche.

Ambito creativo

Arte e creatività: artisti e creativi possono usare la matrice per bilanciare il tempo trascorso su progetti urgenti, come commissioni con scadenze, con lo sviluppo di progetti personali a lungo termine che alimentano la loro crescita artistica.

Volontariato e lavoro sociale

Organizzazioni non profit e volontariato: Permette di identificare le attività che hanno l’impatto più immediato e significativo sulla missione dell’organizzazione, assicurando che le risorse siano allocate in modo efficiente.

Insomma, in ogni ambito la matrice di Eisenhower offre una struttura flessibile che può essere adattata alle esigenze individuali, consentendo di fare scelte più consapevoli su come allocare il proprio tempo e le proprie risorse per massimizzare l’efficacia e raggiungere gli obiettivi desiderati.

Alcuni tool per creare la matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower è molto semplice da creare con carta e matita. Tuttavia, se ti appassiona il digitale, esistono anche alcuni siti o app che ti permettono di crearne di personalizzate. Alcuni esempi (ma puoi sbizzarrirti a cercarne altri) sono Todoist, Miro, Asana, Notion.

Conclusioni

La matrice di Eisenhower può essere inserita, a buon diritto, in quegli strumenti semplici ed efficaci sia di decision making che di gestione del tempo ed organizzazione, poiché in poche semplici mosse aiuta a visualizzare con chiarezza dove stiamo perdendo tempo, a quali attività dedicare più attenzione  e con quali scadenze.

Di frequente ci preoccupiamo di creare strumenti e strategie intricate per coordinare le attività che, invece di aiutarci, tendono a complicare ancora di più la gestione del nostro tempo. Più spesso, metodi snelli e veloci possono aiutarci ad identificare un’organizzazione migliore e a prendere decisioni in relazione a ciò che merita di più la nostra concentrazione e i nostri sforzi.

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