Quando pensiamo alla gestione del tempo, ci immaginiamo strategie complesse e tecniche ingegnose da tenere a mente. In realtà, l’obiettivo di questi metodi è proprio quello di farci risparmiare tempo, vivendo e lavorando meglio e liberando spazio per la nostra vita privata. Per questo, il più delle volte si tratta di principi facili da applicare.

Tuttavia, è spesso questa semplicità di uso che ci allontana dal metterle in pratica. La nostra mente pensa che se non è complesso, allora non funziona. Se è banale…”va beh, lo so da solo, non c’è mica bisogno che me lo insegni!”. E, così, non lo facciamo e continuiamo a complicarci la vita.

In effetti, è un po’ come le diete. Non tutti avremmo bisogno di alimentazioni personalizzate e consigli specifici; molti di noi, senza problemi particolari, ma solo qualche chiletto da buttare giù, potrebbero riuscire bene ad alimentarsi in modo più sano ed equilibrato seguendo alcune regole elementari e note. Insomma, ci è chiaro che in condizioni normali e senza alcun disagio fisico particolare, mangiare patatine fritte e Nutella non è lo stile alimentare migliore, che fare un po’ di attività fisica (no, non lo zapping sul divano) migliora la nostra salute e forma corporea e che idratarci con la dovuta quantità di acqua è utile. Lo sappiamo, ma spesso ce ne “dimentichiamo”.

Quindi, per tornare al nostro tema, il consiglio è di iniziare a seguire anche piccoli gesti e trucchi che possono apparire banali ma che, se applicati costantemente, riescono davvero a migliorare la nostra gestione quotidiana, anche in modo notevole.

Liberare la mente

Un primo passo semplice, ma essenziale, è quello di liberare la mente dai mille compiti da svolgere con cui la riempiamo.

Immagina di avere un computer potente ed usare solo il foglio word per riempirlo di numerosi elenchi invece che sfruttare tutti i meravigliosi software che vi sono installati.
Di fatto, noi spesso ci obblighiamo a ricordarci un’infinità di eventi, impegni, compiti da realizzare e occupiamo tutta la memoria per questo. Il primo compito, invece, è quello di svuotare il cervello da tutti questi pensieri e metterli nero su bianco, raccogliendo e ordinando ogni cosa che ci rimbalza nella testa.

Senza che tu te ne accorga, infatti, la tua psiche è sovraccaricata da questo lavoro continuo che le fai fare in background. Hai presente quando improvvisamente ti viene in mente un compito che dovresti svolgere e, magari, è la quinta volta che ti torna in testa, poi scompare di nuovo?
Magari riaffiora ancora mentre stai facendo qualcosa che te la ricorda. E questo ti capita con moltissimi impegni, piccoli o grandi. Bene, questo è un inutile appesantimento a cui sottoponi il tuo cervello che ti obbliga a sprecare energie nel cercare di ricordarti tutto ciò che devi fare.

Una volta che avrai definito uno spazio dove raccogliere ogni attività da realizzare, puoi trovare il modo di ordinarle e poi eseguirle nel tempo (e qui ci vengono in aiuto altre tecniche di organizzazione e gestione). Ma il primo punto è liberare la tua mente da questo sovraccarico.

L’effetto Zeigarnick

La spiegazione del perché questa semplicissima azione sia così importante si ritrova nel cosiddetto “effetto Zeigarnick”. Prende il nome da Bluma Zeigarnik, una psicologa e psichiatra russa di origine lituana, che lo scoprì casualmente negli anni ’20 del Novecento. Questo fenomeno, noto anche come “effetto compiti incompleti,” si riferisce alla nostra tendenza a ricordare meglio le attività interrotte o non portate a termine rispetto a quelle completate. 

La serendipità della scoperta

La scoperta dell’effetto Zeigarnik avvenne in modo del tutto fortuito; possiamo dire che sia un esempio della serendipità, così spesso presente nella ricerca e nell’innovazione.

Bluma Zeigarnik era studentessa del celebre psicologo tedesco Kurt Lewin, con il quale lavorava sui processi cognitivi e sulla motivazione. Un giorno, mentre erano in gruppo in un ristorante affollato, rimase ammirata dalla capacità del cameriere di ricordare perfettamente le ordinazioni di tavoli con numerose persone, chi aveva chiesto cosa. Iniziò così ad osservare i lavoratori del ristorante per scoprirne il segreto, ma a quel punto notò un particolare curioso: non appena l’ordine veniva pagato, sembravano dimenticare ogni aspetto di quel tavolo.
Si dice (ma non si sa quanto sia vero) che, una volta terminata la cena, la Zeigarnik fosse tornata indietro perché aveva dimenticato la borsa. Parlando col cameriere per spiegare l’evento, lui l’avrebbe guardata senza minimamente riconoscerla né sapere a quale tavolo fosse con la comitiva di cui, prima, ricordava ogni dettaglio di ordinazione.

Questo fatto la stupì ancora di più e così decise che avrebbe approfondito questo strano effetto attraverso delle ricerche.

Lo studio originale

Zeigarnik condusse esperimenti in laboratorio per verificare tale intuizione. Chiese ai partecipanti di svolgere una serie di compiti semplici, come risolvere puzzle o eseguire calcoli matematici. Per alcuni dei compiti, i partecipanti venivano interrotti prima di completare il lavoro, mentre potevano portarne a termine altri. I risultati furono sorprendenti: i partecipanti ricordavano molto meglio (addirittura due volte di più) i compiti incompleti rispetto a quelli conclusi. 

L’effetto si basa sull’idea che il nostro cervello percepisce i compiti incompiuti come una “tensione aperta”. Questa tensione crea un senso di disagio che ci spinge a mantenere vivi i ricordi relativi all’attività non conclusa, come se fosse un promemoria implicito a terminarlo. Una volta che essa viene completata, questa tensione si risolve e il ricordo perde importanza. 

Perché è importante l’effetto Zeigarnik?

L’effetto Zeigarnik ha implicazioni significative nella vita quotidiana e nella gestione del tempo. Mantenere nella mente una lista di cose da fare incompiute può portare a: 

• Affaticamento mentale: il cervello si sovraccarica per cercare di ricordare tutto, riducendo la capacità di concentrazione. 
• Stress: la consapevolezza costante di ciò che resta da fare genera ansia. 
• Diminuzione della produttività: troppi “task aperti” riducono la chiarezza mentale e la capacità decisionale. 

È chiaro quindi che continuare ad accumulare in memoria attività da svolgere o anche già parzialmente realizzate, ma non terminate, non fa altro che affaticarci inutilmente. La nostra mente continua a tornarci sopra e ha la sensazione che siamo pieni di cose da fare che si affollano.

Per questo è importante trovare metodi semplici che riducano questo carico cognitivo. Una soluzione è creare sistemi esterni di gestione delle informazioni, come to-do list, app per la pianificazione o strumenti digitali.
Ogni volta che ti rammenti di un compito da iniziare o concludere, invece di mantenerlo immagazzinato lì, col suo carico di stress, scrivilo. Creati un file o una piccola agenda dove segnare ogni task da realizzare o terminare senza obbligare il tuo cervello a tornarci sopra più volte, in continuazione, per non dimenticarlo.

Perché altrimenti sarà, appunto, come usare un pc, sovraccaricando la sua memoria per compiti banali invece che sfruttarne la potenza per attività ben più complesse. Tutta l’energia che metti nel ricordare le cose non potrà essere usata per compiti più creativi e importanti.

Annotare un compito permette al cervello di “scaricarlo” e liberare spazio per altre attività più essenziali o creative. L’aspetto bello è che scrivere le attività non richiede che vengano completate subito. L’effetto di sollievo emerge già semplicemente creando questo “deposito” in cui tu sai che potrai ritrovare facilmente ciò che devi fare.
Poi, ovviamente, ci sono metodi per ordinare i task e agire per eliminarli piano piano. Lo scopo non è solo quello di accumulare compiti da svolgere 😉
Ma questo è il primo passo.

Come usano l’effetto Zeigarnick contro di te

Se pensi che sia una cosa stupida, ti dico anche che questo bisogno che abbiamo di tornare su ciò che non è completato è talmente forte che viene utilizzato in campi come la pubblicità e il design di esperienze utente.
Ad esempio, nei giochi o nelle serie TV, lasciare una storia incompiuta con cliffhanger (un momento di suspense o tensione che ti lascia con l’attesa di sapere cosa succederà dopo) sfrutta questo principio per mantenere alto l’interesse del pubblico, che desidera “chiudere il cerchio.”  Il binge-watching si basa proprio su questo.

Come svolgere i compiti dopo averli trascritti

Trascrivere i compiti è importante perché spesso riaffiorano in momenti in cui non possiamo iniziarli o completarli. E se non ce li annotiamo, ci creano stress tornando e ritornando più volte su quel punto. Segnandoceli, possiamo riguardare la nostra lista quando non siamo presi da altro e decidere come muoverci ordinando per priorità e definendo il giusto spazio temporale in cui realizzarli.
Ma non tutte le attività vanno posticipate a più tardi. In alcuni casi, possiamo e dovremmo agire subito.

L’importanza di crearti un sistema sia per ricordarti le cose che per attuarle nel momento giusto è fondamentale perché quello che, altrimenti, crea la nostra mente è totalmente arbitrario.
La maggior parte delle persone ha molti compiti che rimbalzano nella testa tutti in una volta, senza alcun senso di priorità o gravità. Dal pensiero di andare a ritirare il vestito in lavanderia a chiudere un contratto decisivo per la tua azienda, tutto emerge contemporaneamente senza nulla a differenziare per importanza o urgenza.  
E solitamente questi flash arrivano quando comunque stai facendo altro e non puoi occuparti dell’incombenza che ti torna in mente. il risultato è solo distrazione da quanto stai facendo ora e stanchezza mentale.

Con un sistema di annotazione, sai di non avere più bisogno di tenere questi compiti nella “memoria attiva”, perché sei consapevole di avere già annotato tutto nel quaderno o nell’app.

E ora che abbiamo scritto i nostri impegni, cosa ne facciamo?

Gestione e organizzazione sistematica dei compiti

Quando arriva qualcosa di nuovo, ci sono solo due opzioni: o è qualcosa di utile e necessario – e va fatto – oppure è inutile e non bisogna perderci tempo.

Come muoversi con i compiti da svolgere?

Secondo il metodo GTD (getting things done) di David Allen, ci sono tre azioni possibili.

Fare subito, delegare o rinviare

Se ci vogliono meno di due minuti per completarlo, allora dovrebbe essere fatto subito. Gestire queste piccole e rapide attività le toglie di mezzo e impedisce che intralcino cose più importanti.

Alcuni task possono invece essere delegati ad altre persone per il completamento. Le azioni delegate finiscono in un elenco composto da elementi in attesa di qualcosa per essere completate. Ad esempio, se hai chiesto ad un collaboratore di realizzare una presentazione di un prodotto, questo aspetto va inserito nella tua lista d’attesa.

Ciò che, invece, non può essere completato entro due minuti o delegato, finisce nel tuo calendario o in un file di promemoria finché non termini ciò che stai facendo. Poi, deve comunque essere calendarizzato per monitorarlo.

In questo modo, le attività vengono archiviate in un sistema che ne terrà traccia e su cui farai poi un lavoro di inserimento dei compiti nel tempo.
Ora, sei libero di concentrarti sulle attività da svolgere mano a mano ed eseguirle secondo un ordine e tempo corretti.

I grandi progetti

Finché le attività da svolgere sono piccole, tutto è facilmente gestibile. Ma come fare con i grandi progetti, quelli che richiedono molte azioni, tanto tempo o attività complesse?

È semplice, devi ridurre quegli obiettivi in parti più piccole e gestibili. Non immaginarlo come un unico grande compito, ma riducilo in sezioni più essenziali, nelle diverse attività da cui è composto. Ad esempio, devi organizzare una festa?
Ci sarà la parte legata agli inviti da fare, quella per il cibo e bevande da realizzare o ordinare, la sala da affittare, ecc. Ogni aspetto, a sua volta, potrebbe essere ulteriormente frazionato fino ad arrivare a parti che puoi seguire facilmente. Mettile in ordine di priorità e poi segui ciò che va fatto un passo dopo l’altro.

Il problema con i grandi compiti è che spaventano, perciò si preferisce passare ad altro, a qualcosa di più banale che non ci intimidisce. Finché li vediamo come un unico ammasso di complessità, sarà così. Ma ridurlo in parti minime e facilmente gestibili li renderà affrontabili senza timore.

Pianificazione e revisione

Una volta definito cosa fare e quando, un passo fondamentale rimane quello di rivedere la nostra organizzazione, prendersi tempo ogni giorno (al massimo ogni settimana) per rivedere ciò che hai realizzato e ciò che resta da fare. La revisione ti permette di capire quanto il tuo sistema di gestione del tempo stia funzionando per te e di implementarlo con modifiche che lo migliorino o te lo rendano più fattibile.

Non c’è un sistema unico, perché ciò che è adatto a te potrebbe non essere l’ideale per qualcun altro. Per cui cerca fra le varie tecniche ciò che si confà meglio e seguilo, poi monitora i risultati.

Attraverso la pianificazione e revisione successiva, impari un’importante regola: le cose non sempre vanno come previsto. Pian piano scoprirai che il tempo assegnato a qualche task è inferiore a ciò che serve effettivamente. A questo punto, correggi il tempo assegnato, rivedi la pianificazione complessiva e tienilo a mente per attività simili in futuro.

Conclusioni

Trasformare il modo in cui lavori e vivi non richiede necessariamente rivoluzioni, ma la capacità di adottare piccoli accorgimenti e pratiche che, applicati con costanza, possono fare la differenza. Liberare la mente dal sovraccarico di compiti, organizzare le attività con sistemi pratici ed efficienti e suddividere i grandi progetti in passi gestibili sono strumenti potenti per ridurre lo stress e migliorare la produttività.

L’effetto Zeigarnik ci ricorda quanto sia essenziale “chiudere i cerchi” o, perlomeno, alleggerire la nostra memoria attiva trasferendo le incombenze su supporti esterni. La pianificazione e la revisione ci aiutano a mantenere il controllo, a gestire gli imprevisti e a crescere attraverso il miglioramento continuo.

Non esiste un metodo perfetto per tutti: trovare quello che funziona meglio per te è parte del processo. Ricorda, però, che la semplicità non è sinonimo di inefficacia. Spesso, le soluzioni più semplici sono quelle che ci permettono di risparmiare energie per dedicarle a ciò che davvero conta, rendendo il nostro tempo non solo produttivo, ma anche più significativo.