Forse non lo sai, ma esiste un principio che può essere applicato a moltissime situazioni e che rappresenta anche un potente strumento da utilizzare nella gestione del tempo e, mutatis mutandis, nell’innovazione.

Si chiama “principio di Pareto” e nell’articolo ti spiegherò di cosa si tratta, in quali situazioni possiamo ritrovarlo e come usarlo per gestire meglio il tuo tempo e la tua produttività. Infine, vedremo un po’ di esempi di applicazione concreta anche nel caso dell’innovazione.

Chi era Vilfredo Pareto?

Vilfredo Pareto nasce a Parigi nel 1848 da madre francese e padre italiano appartenente a una famiglia genovese che si trovava in esilio volontario per motivi politici.

Tornato in Italia fin da piccolo, studiò a Torino e si laureò come ingegnere. Ma era un uomo di ampi interessi che spaziavano dall’economia alla politica, dalle scienze sociali alla letteratura classica.
Nel 1894 ottenne l’incarico di professore ordinario di economia politica all’Università di Losanna.

Nella sua carriera tentò di trasferire nella scienza economica il metodo sperimentale di quelle fisiche; questo si può rivedere in molti dei suoi concetti, fra cui anche il famoso principio definito col suo nome.

Interessandosi agli schemi di distribuzione della ricchezza e delle risorse nella società, Pareto notò innanzitutto che il numero di percettori di reddito medio è più alto del numero di coloro che percepiscono entrate molto sopra e molto sotto la media, secondo una cosiddetta “curva gaussiana”. Ma non solo: man mano che si considerano livelli di reddito sempre più alti, meno persone ne fanno quindi parte, ma il modo in cui il numero dei percettori diminuisce tende ad essere più o meno uguale in tutti i Paesi e in tutte le epoche.

La nascita del principio

Proprio studiando questi aspetti, nel 1897 Pareto si accorse che in Italia in quel periodo il 20% circa della popolazione possedeva l’80% delle terre. Fu questa osservazione che ispirò la cosiddetta “legge 80/20”, nota anche con il nome di principio di Pareto (o principio della scarsità dei fattori). Esso, estendendosi ben oltre il tema della distribuzione della ricchezza, ci dice che la maggior parte degli effetti (80%) è dovuta ad un numero ristretto di cause (20%).

Naturalmente, non dobbiamo considerare questi valori alla lettera, ma vederli come un punto di riferimento generale dove le cifre esatte possono variare intorno a questi numeri in modo più o meno ampio, ma avvicinandovisi comunque molto.

La cosa interessante è che moltissimi fenomeni mostrano proprio questa distribuzione, definita “curva di Pareto”, tale per cui questo principio è applicabile in svariati campi. Compreso quello del lavoro e della conseguente gestione del tempo.

I campi di applicazione del principio di Pareto

Abbiamo detto che la “legge 80/20” può essere utilizzata in diversi ambiti e questa è certamente la sua forza. Ma quali? Faccio solo alcuni esempi, ma se impari ad osservare li troverai anche tu in settori impensabili.

• Economia: l’80% della ricchezza è detenuta dal 20% della popolazione.
• Business: l’80% delle vendite proviene dal 20% dei clienti.
• Qualità: l’80% dei difetti di un prodotto proviene dal 20% delle cause.
• Gestione del tempo: l’80% dei risultati proviene dal 20% delle attività.

Puoi divertirti ad andare oltre, ma direi che la logica sottostante è chiara. Oltre alla scoperta interessante, tuttavia, c’è anche una possibilità di applicazione altrettanto potente. Se, infatti, riesci ad individuare quali sono quelle cause che determinano la maggior parte degli effetti, lavorare su di esse ti permetterà di circoscrivere l’applicazione delle tue energie ad un campo ristretto, pur ottenendo moltissime ricadute positive.

Come usare il principio di Pareto per la gestione del tempo e l’organizzazione

Applicare il principio di Pareto alla gestione del tempo può veramente rivoluzionare la tua produttività. Identificando le attività che generano i maggiori risultati, infatti, puoi concentrare le tue energie su ciò che conta davvero. Ecco i principali passi da seguire:

1. Identifica le attività chiave: analizza le tue attività quotidiane e individua quel 20% che produce l’80% dei tuoi risultati. Avevamo già visto in questo articolo i passi per riconoscere le attività più impattanti.

2. Prioritizza: dedica la maggior parte del tuo tempo e delle tue risorse a queste attività ad alto impatto.

3. Elimina o delega: Riduci il tempo speso in attività a basso rendimento o delegale ad altri. Per aiutarti sia nell’individuare le priorità sia i compiti da ridurre o eliminare, puoi usare la Matrice di Eisenhower.

Alcuni esempi pratici in ambito di innovazione

In un contesto di innovazione, il principio di Pareto può aiutare a focalizzare gli sforzi sui progetti più promettenti. Questo può avvenire in diversi momenti o ambiti. Ad esempio:

• Sviluppo di prodotto: ci si concentra sulle funzionalità che porteranno il maggior valore ai tuoi utenti.
• Ricerca e sviluppo: si identificano le aree di ricerca che hanno maggiore potenziale disruptive.
• Gestione del progetto: si allocano risorse e tempo ai progetti che mostrano maggiori probabilità di successo.

Facciamo un esempio concreto sullo sviluppo di un prodotto innovativo.

Il principio di Pareto nello sviluppo di un prodotto innovativo

Immagina di dover creare un nuovo software per la gestione dei progetti che si distingua sul mercato per la sua efficienza e facilità d’uso. Dovrai passare attraverso delle fasi e, in alcune di queste, potrai usare il principio di Pareto per snellire di molto il tuo lavoro.

Fase 1: Identificazione delle Funzionalità

Inizialmente, insieme al tuo team, elenchi tutte le possibili funzionalità che il software potrebbe includere. Questa lista potrebbe essere molto lunga, comprendendo elementi come:

• Pianificazione del progetto
• Tracciamento del tempo
• Collaborazione in team
• Integrazione con altri strumenti
• Reportistica avanzata
• Dashboard personalizzabili
• Gestione delle risorse
• Supporto multi-lingua
• Notifiche e promemoria
• Mobile app
• Ecc.

Fase 2: analisi dell’impatto

Utilizzando il principio di Pareto, analizzate quali funzionalità avranno il maggiore impatto sugli utenti. Attraverso ricerche di mercato, sondaggi e feedback dai potenziali clienti, scoprite quel 20% delle funzionalità elencate che soddisfa l’80% delle esigenze degli utenti.

Immaginiamo che, da questa analisi, emerga che le funzionalità più richieste sono:

1. Pianificazione del progetto
2. Tracciamento del tempo
3. Collaborazione in team
4. Integrazione con altri strumenti

Fase 3: focus sullo sviluppo

Concentrandovi su queste quattro funzionalità chiave, decidete di allocare la maggior parte delle risorse di sviluppo su di esse, assicurandovi che siano implementate in modo eccellente. Vi muoverete, di conseguenza, in questo modo:

1. Pianificazione del progetto: sviluppate un’interfaccia utente intuitiva per la creazione e gestione di progetti, con Gantt chart, milestone e dipendenze tra le varie attività.
2. Tracciamento del tempo: implementate un sistema di tracciamento del tempo che permette ai membri del team di registrare le ore lavorate direttamente sulle attività assegnate.
3. Collaborazione in squadra: sviluppate funzionalità di collaborazione come chat integrate, condivisione di file e commenti sulle attività.
4. Integrazione con altri strumenti: vi assicurate che il software possa integrarsi facilmente con strumenti popolari come Slack, Trello, Google Calendar e così via.

Fase 4: Sviluppo iterativo e feedback

Durante lo sviluppo, tu e il tuo team rilasciate versioni beta del software e raccogliete i feedback dagli utenti. Questo processo iterativo permette di affinare ulteriormente le funzionalità chiave e risolvere eventuali problemi, migliorando continuamente il prodotto.

Fase 5: Lancio e marketing

Una volta completato lo sviluppo delle funzionalità principali, il software viene lanciato sul mercato. La strategia di marketing sottolinea le funzionalità chiave che rispondono alle esigenze più pressanti dei clienti, aumentando così l’attrattiva del prodotto.
Ovviamente, anche nella scelta delle varie possibilità di promozione che avete, potete utilizzare il principio di Pareto.

Risultati

Grazie all’applicazione del principio di Pareto, col tuo team di sviluppo siete riusciti a scremare, fra le tante potenzialità possibili, le funzionalità che offrono il maggior valore agli utenti, riducendo il tempo e le risorse spese su caratteristiche meno rilevanti. Il risultato è un software che soddisfa le principali esigenze dei clienti, ottenendo un’alta adozione e feedback positivi.
Soprattutto all’inizio di un progetto, sappiamo che è fondamentale focalizzarsi su poche funzionalità di base per poi implementarle successivamente sulla base dei feedback. Il principio di Pareto è un ottimo strumento per identificare da cosa partire.

Questo esempio mostra come tale strumento possa essere utilizzato per guidare decisioni strategiche nello sviluppo di prodotti innovativi, assicurando che le risorse siano impiegate nel modo più efficace possibile. Avendo compreso il concetto di base, potrai poi utilizzarlo in svariati contesti.

Unire il principio di Pareto con la matrice di Eisenhower

Le attività chiave, di cui avevo già parlato, sono proprio quelle che rispondono alla legge di Pareto, cioè quel 20% di compiti che determinano l’80% dei risultati. Per identificarle, un utile metodo – come già detto – è la Matrice di Eisenhower. Tuttavia, possiamo non solo usare questi due strumenti in sequenza, ma anche integrarli per ottimizzare al massimo la tua produttività. Vediamo un esempio pratico.

Supponiamo che tu stia lavorando su un progetto di innovazione tecnologica. Ecco come potresti utilizzare il principio di Pareto e la matrice di Eisenhower insieme:

Importante e urgente: risolvere un problema tecnico che blocca il lancio del prodotto. Dopo aver identificato tutte le possibili soluzioni, usa il principio di Pareto per selezionare quel 20% delle soluzioni che risolveranno l’80% dei problemi.

Importante ma non urgente: sviluppare una nuova funzionalità che differenzierà il prodotto sul mercato. Usa il principio di Pareto per concentrare il 20% delle risorse su questa attività che avrà l’80% dell’impatto a lungo termine.

Non importante ma urgente: rispondere a email di bassa priorità. Secondo la matrice di Eisenhower, dovresti delegarle. Se non puoi farlo con tutte, occupati di quel 20% che ti dà i maggiori vantaggi.

Non importante e non urgente: partecipare a riunioni che non apportano valore aggiunto. Qui non ci sono scuse, non devi arrivare ad usare il principio di Pareto, ma devi semplicemente eliminarle!

Conclusione

Oggi abbiamo approfondito una legge fondamentale che regola gran parte delle situazioni che possono incidere anche sull’organizzazione del nostro tempo. Applicandola nei giusti momenti e contesti, magari in abbinamento con altri strumenti già visti, possiamo ottenere molto, anche in ambito innovativo dove la velocità e la capacità di focalizzarsi sugli aspetti essenziali quando si produce qualcosa di nuovo è fondamentale.

Identificando e concentrandoti sulle attività che generano i maggiori risultati o sulle caratteristiche pregnanti del tuo progetto da portare avanti, potrai massimizzare la tua produttività e il successo ottenuto.