Strumenti di decision making: l’analisi SWOT

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Analisi SWOT

Nell’articolo precedente, abbiamo visto cosa sia il decision making, quali siano i passaggi da svolgere e quali i fattori che lo ostacolano o facilitano.
In sintesi, il decision making, o processo decisionale, è l’atto di scegliere tra diverse opzioni o percorsi di azione. In ambito aziendale, questo processo non si limita a una semplice scelta tra alternative, ma richiede un’analisi approfondita, un’accurata valutazione dei rischi e benefici e una previsione delle potenziali conseguenze. La capacità di prendere decisioni efficaci e tempestive è fondamentale per il successo di un’organizzazione, specialmente in un contesto di innovazione.

Spesso si dà poca importanza al processo decisionale; in fondo, si tende a pensare (come nel problem solving) che qualcosa che è profondamente umano -risolvere problemi e prendere decisioni- non abbia bisogno di strumenti o insegnamenti particolari. Ma non è così.
Il fatto che noi tendiamo a fare qualcosa in modo spontaneo, in quanto esseri umani, non significa che lo facciamo nella maniera corretta. E, nel campo delle decisioni, la differenza fra scegliere il percorso giusto o quello errato può fare un’enorme differenza.

L’importanza del decision making nell’innovazione

Nell’ambito dell’innovazione, poi, è chiaro che ci muoviamo in un settore dove molto di quello che approcciamo è nuovo e, di conseguenza, porta con sé rischi elevati. Cercare di minimizzare le sorprese negative attraverso una sequenza corretta di ragionamento e scelta dovrebbe essere la base da cui partire. Il rischio non si elimina, ma si può almeno ridurre.

Applicazioni nell’innovazione

A cosa serve e in quali ambiti si applica maggiormente il decision making nell’ambito dell’innovazione? Li vediamo di seguito:

  1. Riconoscimento dei trend tecnologici: l’innovazione tecnologica si muove a ritmi vertiginosi, e le aziende devono essere in grado di identificare rapidamente i trend emergenti. Questo richiede un processo decisionale che sia non solo reattivo, ma anche proattivo. Bisogna, di fatto, giocare di anticipo. Ad esempio, il riconoscimento precoce dell’importanza dell’intelligenza artificiale o della realtà aumentata può offrire alle aziende un vantaggio competitivo significativo.
  2. Comprensione dei bisogni dei consumatori: altrettanto importante è la capacità di comprendere e anticipare i cambiamenti nei bisogni e nelle aspettative dei consumatori. Il decision making in questo contesto richiede un’analisi approfondita dei dati di mercato, dei feedback dei clienti e delle tendenze emergenti. Pensa alla crescente domanda di sostenibilità e prodotti eco-compatibili che ha portato molte aziende a innovare nelle loro linee di prodotti e processi di produzione.
  3. Valutazione delle opportunità di mercato: Una volta identificati i trend tecnologici e i bisogni dei consumatori, le aziende devono valutare a quali opportunità puntare. Questo include l’analisi del potenziale di mercato, dei rischi associati e delle risorse necessarie. Il processo decisionale efficace in questa fase è cruciale per assicurare che l’innovazione si traduca in successo commerciale.
  4. Strategie di implementazione: non basta identificare le opportunità e perseguirle. Bisogna anche sviluppare e implementare delle strategie appropriate. Per fare questo, può essere necessario l’investimento in ricerca e sviluppo, la modifica dei processi produttivi, o l’adattamento delle strategie di marketing. Ogni decisione in questa fase può avere un impatto significativo sul risultato finale.
  5. Gestione del rischio: l’innovazione è intrinsecamente legata al rischio. Il decision making strategico aiuta a valutare queste sfide, equilibrando nel modo giusto l’audacia con la prudenza. Decisioni ben ponderate possono trasformare un rischio in un’opportunità.
  6. Ottimizzazione delle risorse: le risorse, in termini di tempo, denaro e personale, sono sempre limitate. Un efficace processo decisionale prima definisce quali siano le iniziative più promettenti, poi assicura che le risorse vi siano allocate, massimizzando il ritorno sull’investimento.

Decision making e cultura dell’innovazione

Non dimentichiamo, poi, un ulteriore effetto, cioè quello della promozione di una cultura dell’innovazione: un ambiente che supporta e premia il decision making rapido e basato sui dati incoraggia la creatività e l’apporto di novità.
Questo per diversi motivi. Innanzitutto, i dati e la loro analisi servono per capire dove agire e sperimentare; in un ambiente simile, c’è meno burocrazia e le idee possono essere testate e implementate più velocemente.  
Inoltre, valutare le proposte attraverso l’analisi dei dati, piuttosto che basarsi solo su intuizioni o ipotesi, aiuta a identificare le opportunità più promettenti e a ridurre il rischio di fallimento.
Infine, in un ambiente dove il fallimento è visto come parte del processo di apprendimento e non come un ostacolo, i membri del team si sentono più sicuri nel prendere rischi calcolati, essenziali per l’innovazione.

Alcuni strumenti di base del decision making

Iniziamo allora a capire in che modo possiamo strutturare un processo di decision making. In realtà, ci si può avvalere di moltissimi strumenti. A seconda della necessità e della complessità della scelta, si può optare per l’uno o per l’altro.

Fra le strategie più utilizzate in generale, possiamo ritrovare:

  1. Analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats): questa tecnica, che vedremo fra poco, permette di valutare i punti di forza, le debolezze, le opportunità e le minacce relative a una situazione o ad un’organizzazione.
  2. Matrice di Eisenhower: utilizzata per stabilire la priorità dei compiti in base alla loro urgenza e importanza, aiuta nella gestione del tempo e nella focalizzazione sulle attività critiche.
  3. Albero delle decisioni: aiuta a visualizzare i percorsi e le conseguenze delle diverse scelte, strutturando il processo decisionale in una forma di diagramma.
  4. Analisi costi-benefici: valuta i vantaggi e gli svantaggi finanziari delle diverse opzioni, aiutando a scegliere quella con il miglior rapporto costi-benefici.
  5. Metodo Delphi: si tratta di un processo iterativo di raccolta e sintesi delle opinioni di esperti, utilizzato per raggiungere un consenso in situazioni dove le informazioni sono incomplete o contraddittorie.
  6. Brainstorming: serve a generare idee, ma anche a trovare e selezionare soluzioni, più o meno creative a seconda della necessità e della tecnica specifica usata.
  7. “Sei cappelli per pensare” di Edward de Bono: è un metodo per esplorare diversi punti di vista su un problema, dove ogni “cappello” rappresenta una prospettiva diversa (logica, emotiva, creativa, ecc.).
  8. Analisi di Pareto (regola dell’80/20): si basa sul principio che l’80% degli effetti proviene dal 20% delle cause; aiuta a identificare e a focalizzarsi sulle azioni che produrranno la maggior parte dei benefici.
  9. Matrice di decisione: aiuta a confrontare una serie di opzioni rispetto a diversi criteri di decisione, rendendo più facile valutare le alternative in modo oggettivo.
  10. Diagrammi di flusso: è utile per visualizzare i diversi passaggi di un processo decisionale o di un progetto, aiutando a identificare le fasi critiche e le dipendenze fra gli elementi.

In questo articolo, voglio entrare più in profondità nel primo strumento, l’analisi SWOT.

Analisi SWOT

L’analisi SWOT è un quadro concettuale utilizzato per valutare le forze (Strengths), le debolezze (Weaknesses), le opportunità (Opportunities) e le minacce (Threats) in un contesto aziendale, ma non solo. Come vedi, il nome è un acronimo delle iniziali dei quattro aspetti considerati.
L’obiettivo principale dell’analisi SWOT è identificare i fattori interni ed esterni che possono influenzare l’obiettivo o la decisione che stai ponderando. È particolarmente efficace nel fornire una visione chiara del contesto in cui si opera.

In ambito di impresa, ad esempio, può essere usato per analizzare nuovi progetti, valutare la concorrenza o per pianificare strategie di marketing.

I 4 elementi dell’analisi SWOT

L’analisi SWOT viene rappresentata in una matrice a quattro quadranti, come nell’immagine qui sotto.

SWOT_schema

Nella matrice, si possono inserire i punti chiave rilevanti per ciascuna categoria e si possono utilizzare frecce o colori per evidenziare gli aspetti più significativi.

Vediamo più nello specifico a cosa si riferiscono i quattro elementi; in questo caso prendo in considerazione l’esempio di un’azienda:

Strengths (Forze): identifica le caratteristiche positive interne che danno un vantaggio competitivo o un punto di forza rispetto agli altri. Ad esempio, competenze specifiche, risorse finanziarie, reputazione, ecc.

Weaknesses (Debolezze): individua le caratteristiche negative interne che possono rappresentare un ostacolo o una limitazione per quanto si sta analizzando. Queste possono includere carenze di risorse, lacune nelle competenze, problemi operativi, ecc.

Opportunities (Opportunità): esamina gli aspetti esterni positivi che possono essere sfruttati per beneficiarne. Possono essere tendenze di mercato, nuove tecnologie, cambiamenti normativi o altri fattori che possono creare opportunità di crescita o successo.

Threats (Minacce): analizza gli aspetti esterni negativi che potrebbero influenzare negativamente l’oggetto dell’analisi. Questi possono includere la concorrenza, cambiamenti del mercato, fattori economici, sviluppi tecnologici o altri rischi che potrebbero minacciare il successo o la stabilità.

Come vedi, nella prima riga si trovano aspetti interni, nella seconda quelli esterni. Nella prima colonna gli elementi positivi, nella seconda quelli negativi.

SWOT_elementi

Gli ambiti di applicazione

Uno dei punti di forza di questo strumento è il suo utilizzo per la pianificazione strategica non solo a livello aziendale, ma in diversi ambiti e a diversi livelli: personale, di progetto, di squadra o aziendale.

Ecco alcuni casi in cui l’analisi SWOT può essere particolarmente vantaggiosa:

  1. Pianificazione strategica aziendale: serve per valutare la posizione attuale di un’azienda e identificare le opportunità e le minacce del mercato, nonché le forze e le debolezze interne dell’azienda stessa. Ciò aiuta a definire una strategia efficace per il futuro e a prendere decisioni informate sulla gestione delle risorse e sull’allocazione dei budget.
  2. Sviluppo di prodotti o servizi: prima di introdurre un nuovo prodotto o servizio sul mercato, è utile condurre un’analisi SWOT per valutare la sua fattibilità e le potenziali opportunità o sfide. Questo può aiutare a identificare le caratteristiche distintive, a comprendere il posizionamento competitivo e a mitigare le debolezze che potrebbero influenzare la sua adozione.
  3. Pianificazione di carriera o sviluppo professionale: l’analisi SWOT può essere applicata a livello individuale per valutare le proprie forze, debolezze, opportunità e minacce in relazione alla propria carriera o al proprio sviluppo professionale. Quindi può aiutare a identificare le aree in cui è necessario migliorare, le occasioni che si dovrebbero sfruttare e le sfide che si dovrebbero affrontare per raggiungere gli obiettivi desiderati.
  4. Valutazione di progetti o decisioni specifiche: prima di iniziare un progetto o assumere una decisione importante, l’analisi SWOT può fornire una valutazione chiara degli elementi che potrebbero influenzare il risultato.
  5. Gestione del cambiamento: durante periodi di cambiamento o di ristrutturazione aziendale, può aiutare a comprendere come i fattori interni ed esterni influenzino l’organizzazione e a identificare le azioni necessarie per adattarsi al mutamento in modo efficace.

In generale, l’analisi SWOT è un’importante tecnica di valutazione strategica che può essere applicata in molti contesti per prendere decisioni informate, sviluppare strategie e sfruttare le opportunità disponibili, riducendo al contempo le debolezze e mitigando le minacce.

Come realizzare un’analisi SWOT

Nei quattro quadranti si inseriscono gli elementi che sono stati individuati in ciascun ambito.
Si inizia elencando le forze interne, come risorse, competenze o vantaggi competitivi. Successivamente, si analizzano le debolezze interne, come le lacune nelle risorse o le inefficienze. Quindi, si esaminano le opportunità esterne, come nuovi mercati o tendenze emergenti, e infine, le minacce esterne, come la concorrenza intensa o i cambiamenti normativi.

Esempio pratico

Facciamo un esempio specifico per capirci meglio. Immaginiamo un’azienda di tecnologia che sta usando questo strumento. Un risultato potrebbe essere:

  • Forze: forte capacità di innovazione; team di sviluppatori esperti; solido portafoglio di brevetti.
  • Debolezze: presenza limitata sul mercato internazionale; dipendenza eccessiva da un piccolo numero di clienti chiave.
  • Opportunità: l’emergere di nuove tecnologie come l’intelligenza artificiale potrebbe aprire nuove aree di sviluppo e collaborazione.
  • Minacce: la rapida evoluzione tecnologica e l’aumento della concorrenza in settori come quello dei dispositivi mobili possono rappresentare sfide significative.
SWOT_esempio

In sintesi

Gli strumenti di decision making sono essenziali per navigare il complesso mondo degli affari, ma anche per prendere decisioni in ambiti personali. Ci aiutano ad identificare gli elementi in gioco, la sequenza degli step da percorrere, i pro e contro delle soluzioni individuate.

A seconda dell’analisi che dobbiamo effettuare, un metodo sarà più efficace di un altro. Spesso, l’ideale è combinare più strumenti a seconda della fase del progetto/obiettivo che dobbiamo affrontare o, all’interno della stessa fase, per identificare elementi differenti.

Oggi sono partita con l’analisi SWOT, molto semplice, ma efficace per trovare gli elementi positivi e negativi, così come le forze interne ed esterne di cui tenere conto.

Come vedi, non sempre le analisi devono essere complesse e gli schemi intricati. A volte uno specchietto semplice come questo ci permette di analizzare prima e visualizzare poi in modo facile e immediato gli aspetti su cui agire prioritariamente.

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