C’è solo una vera risorsa distribuita democraticamente a tutti gli esseri umani. Non è l’acqua, non è il cibo, non sono i soldi. Ma è il tempo.

Almeno finché siamo in vita, tutti noi, dall’essere umano più ricco del mondo a quello più povero, dal più geniale al più stupido, abbiamo a disposizione 1.440 minuti in un giorno.

Ciò che ci differenzia, è come decidiamo di riempire quei minuti.

Spesso il concetto di gestione del tempo spaventa; la fantasia è che si cerchi di gestirlo meglio per riempirlo di più cose, aumentare le attività da svolgere. In realtà, l’idea è quella di lavorare e vivere in maniera più efficace ed efficiente per liberare spazio per la vita personale.
Questo permette di ridurre l’ansia che accompagna spesso le nostre giornate e il “rumore di fondo”, la confusione che rende le nostre attività molto più stancanti.

Significa quindi trovare più momenti per le cose che ci piacciono e vivere il tempo in modo più sereno.

Due errori di pensiero

È molto facile cadere in uno di due tipi di pensiero errati. E la maggior parte delle persone, in effetti, lo fa.
Il primo è pensare che abbiamo troppe cose da fare e poco tempo per eseguirle. Il secondo, invece, nasce quando sentiamo di avere molto tempo e, quindi, decidiamo che possiamo fare le cose più tardi, con calma.

Nel primo caso, una frequente conseguenza è quella di muoversi con ansia, il che non fa altro che peggiorare sia il nostro stato psichico che l’efficacia con cui agiamo.

La sensazione di non avere abbastanza tempo ci porta a non fermarci per ragionare strategicamente su come muoverci meglio. Continuiamo invece a comportarci confusamente, senza determinare priorità, cosa fare prima perché prodromico, cosa mettere insieme perché simile, ecc. Quindi, per non perdere tempo, ci muoviamo disordinatamente.
Questo, oltre che aumentare la sensazione di stress, determina paradossalmente proprio uno spreco di energie e risorse, anche temporali.

Nel secondo caso, invece, una reazione comune è quella di procrastinare, perché abbiamo la sensazione che le scadenze siano lontane e non ci siano problemi. Salvo poi ritrovarci all’ultimo a dovere fare tutto in urgenza. Infatti, la reazione corretta sarebbe quella di definire gli slot di tempo necessari per le varie attività e inserirli nelle settimane e nei mesi per potere gestire  progetti con lunghe scadenze in modo ideale.
Magari è proprio vero che non c’è fretta, ma allora dobbiamo sfruttare questa opportunità per crearci una visione generale di ciò che dobbiamo fare, quando, con che mezzi, ecc. e suddividerlo in momenti adatti per terminare senza ritardi. Invece finiamo per non svolgere questo piano generale, quindi non abbiamo un’esatta idea di quanto tempo ci richiederà fare il tutto e iniziamo ad accorgercene solo quando le scadenze diventano più vicine, troppo vicine.

Gli inganni del cervello

Certo, il nostro cervello, l’ho già detto, funziona cercando di ridurre al massimo il dispendio energetico. Indipendentemente da tutti i nostri pensieri razionali, il suo obiettivo è sopravvivere e farlo al meglio e correre sovraccaricandosi non è certo la sua idea di ottimo andamento. Così, prova a ridurre al minimo il carico, inducendoci anche inconsapevolmente ad adottare comportamenti che – razionalmente – non sono proprio l’ideale.
Di questo ho già parlato ampiamente raccontando del Sistema 1 e Sistema 2 quando ho approfondito il tema dei bias cognitivi. Se vuoi capire meglio come il tuo cervello ti inganna in molte situazioni, ti consiglio di dare un’occhiata a quegli articoli.

Tornando al nostro tema principale, è importante sottolineare come ciò che tu pensi del tempo che hai a disposizione, guida le tue azioni. Se il pensiero è sbagliato, le azioni conseguenti non potranno essere corrette. È importante, quindi, realizzare una sorta di supervisione sui nostri ragionamenti, quando si tratta di gestione degli impegni, per potere avere un approccio più razionale che ci permette di vivere meglio.

Poiché il tempo a disposizione, indipendentemente da ciò che ami credere, rimane sempre lo stesso, siamo noi a dovere imparare a gestirlo adeguatamente in modo che non si affollino le attività nelle 24 ore giornaliere che abbiamo e neanche che le si procrastini all’infinito.

Vi sono molte teorie, strategie ed esercizi pratici che aiutano in questa adeguata gestione. Ora mi voglio soffermare solo su tre principi essenziali che sono un po’ la base su cui innestare tutte le altre tattiche.

Teoria del barattolo dei sottaceti (pickle jar theory)

La teoria del barattolo dei sottaceti, nota anche come teoria del secchio di pietre o teoria del barattolo della vita, è una tecnica di gestione del tempo che usa una metafora per descrivere i compiti che riempiono la nostra giornata e come dovremmo stabilire le priorità per distribuirli nel modo migliore.

Il barattolo rappresenta il nostro tempo limitato in una giornata, un contenitore che non può essere riempito all’infinito. Mentre il contenuto che vi inseriamo definisce le attività che lo riempiono.

La teoria del barattolo dei sottaceti è stata concettualizzata da Jeremy Wright nel 2002. L’idea è quindi che un contenitore, come appunto un barattolo di sottaceti, può contenere una quantità finita di oggetti. Se noi immaginiamo di riempirlo con pietre, ciottoli e sabbia, vediamo che potremo mettere un numero minimo di sassi grandi (3-4), un numero un pochino più grande di ciottoli più piccoli e ancora più sabbia prima che il contenitore si riempia del tutto.

Cosa rappresentano questi oggetti? I compiti a cui ci dedichiamo.

Quelli relativamente poco importanti possono facilmente occupare molto tempo di una persona se non facciamo attenzione. Come la sabbia, che potrebbe riempire tutto il barattolo, ogni suo più piccolo spazio. Tuttavia, se saturiamo la giornata con piccoli compiti banali, non potremo usare quel tempo per completare obiettivi più importanti.

Le pietre sono le cose importanti che richiedono un’attenzione immediata e significativa e producono un enorme beneficio quando vengono eseguite.

I ciottoli sono impegni che danno un risultato positivo, ma non sono importanti quanto i compiti rappresentati dalle pietre più grandi.

I granelli di sabbia, invece, rappresentano quei piccoli impegni che richiedono molto tempo e sono relativamente facili da fare ma di scarsa importanza o che rappresentano, addirittura, distrazioni, rischiando di riempirci grande parte del tempo a disposizione. Pensiamo a quante ore in un giorno finiamo per perdere nel leggere chat, mail non essenziali, fare riunioni inutili e non produttive e così via.

Come può aiutarci la teoria del barattolo di sottaceti? Nel renderci consapevoli di quali siano i sassi, cioè le attività importanti, che forniscono grandi benefici e richiedono attenzione immediata. Quelli dovranno ricevere la priorità.
Se, infatti, inizi riempiendo il contenitore con la sabbia, non rimarrà più spazio per le pietre grandi e poi i ciottoli. Se, invece, inserisci per prima le rocce più grosse, negli interstizi puoi infilare il resto, prima i sassolini, poi la sabbia.

A proposito di quest’ultima, un aspetto importante è quello di concentrarti su di essa, ma solo per eliminarne il più possibile e fare spazio ad altre rocce. Quindi, prima la priorità a ciò che è veramente importante. Invece, attività che danno benefici, ma non sono così importanti, vanno messe dopo, negli spazi rimanenti. In quello che resta, potrai anche dedicarti a quella “sabbia” che proprio non sei riuscito ad eliminare.

Pietre, ciottoli e sabbia

Vediamo più nel dettaglio cosa possono essere questi oggetti nella realtà concreta.

Pietre: si tratta di compiti grandi e cruciali della tua vita, come lavorare a un progetto importante, trascorrere del tempo di qualità con la famiglia o andare a un appuntamento necessario dal medico.

Ciottoli: sono compiti di medie dimensioni che sono importanti ma non urgenti, come fare la spesa, scrivere un post di lavoro sui social o recuperare le e-mail.

Sabbia: rappresenta i piccoli compiti e le distrazioni banali che possono consumare il tuo tempo, come leggere le chat, controllare costantemente le notizie o ricevere telefonate non pianificate.

L’idea chiave alla base della teoria del barattolo dei sottaceti è imparare a dare la priorità ai compiti più importanti e urgenti. Se riempi prima il barattolo con acqua e sabbia, avrai difficoltà ad aggiungere sassi e ciottoli in seguito.
Ma posizionando strategicamente gli oggetti più grandi (compiti importanti) per primi, proprio come mettiamo prima i sassi grandi nel barattolo, ci assicuriamo che ci sia spazio anche per le cose più piccole e meno cruciali.

Il batching

La tecnica del batching può essere utile, poi, per raggruppare i ciottoli. Si tratta di un modo per combinare molte piccole attività in blocchi di tempo, invece che spargere la nostra attenzione e farla muovere da una cosa all’altra continuamente. Ad esempio, definisci due, massimo tre blocchi di tempo in una giornata per guardare le mail o le chat di lavoro, invece di distrarti in continuazione appena arriva una notifica. Se devi svolgere compiti all’esterno, riuniscili per uscire una sola volta e cerca di fare percorsi ottimizzati invece che muoverti da una parte all’altra della città perdendo tempo.

Tuttavia, il batching e tecniche simili hanno senso solo se prima analizzi e comprendi quali sono i sassi, i ciottoli e la sabbia per poterti concentrare sulle cose importanti, eliminando il superfluo.

Un metodo che può aiutarti a separare le cose importanti da quelle che lo sono meno è la matrice di Eisenhower.

Un esempio pratico della teoria del barattolo di sottaceti

Luca è un libero professionista che lavora da casa e non pianifica in modo efficace le sue attività giornaliere. La sua giornata è così organizzata:

1. Ore 9:00 – 10:30: Scorre i social media e risponde a email poco urgenti. 

2. Ore 10:30 – 11:00: Fa una lunga pausa caffè, distraendosi con messaggi sul telefono. 

3. Ore 11:00 – 12:30: Inizia a lavorare su un progetto importante, ma viene interrotto da telefonate e notifiche. 

4. Ore 12:30 – 14:00: Pranzo prolungato davanti alla TV. 

5. Ore 14:00 – 15:30: Risponde a messaggi e email poco rilevanti. 

6. Ore 15:30 – 17:00: Lavora su un compito urgente con poco tempo a disposizione e molta ansia. 

7. Ore 17:00 – 18:00: Cerca di rilassarsi, ma si sente stressato perché ha ancora molti compiti arretrati. 

È evidente, in questo esempio, che Luca non distingue tra compiti importanti (le “rocce”), compiti secondari (i “ciottoli”), e distrazioni (la “sabbia”). La sua giornata è dominata principalmente da sabbia e ciottoli, lasciando poco spazio per le rocce, che sono i progetti prioritari. Questo lo porta a sentirsi sopraffatto e improduttivo.

Come dovrebbe organizzarsi per trarre il massimo dal suo tempo?

Applicando la pickle jar theory, la giornata di Luca sarebbe organizzata in questo modo:

1. Ore 9:00 – 10:30 (Rocce): Lavora senza interruzioni su un progetto importante per un cliente. 

2. Ore 10:30 – 11:00 (Ciottoli): Risponde a email urgenti e pianifica le attività per il pomeriggio. 

3. Ore 11:00 – 12:30 (Rocce): Continua a lavorare su un’altra attività fondamentale, rispettando una scadenza imminente. 

4. Ore 12:30 – 13:00 (Sabbia): Pranza e si concede un po’ di relax. 

5. Ore 13:00 – 14:00 (Ciottoli): Aggiorna il sito web e organizza le sue fatture mensili. 

6. Ore 14:00 – 15:30 (Rocce): Pianifica un progetto a lungo termine che richiede creatività e concentrazione. 

7. Ore 15:30 – 16:00 (Sabbia): Breve pausa per una passeggiata. 

8. Ore 16:00 – 17:00 (Ciottoli): Risponde a telefonate e chiude attività minori. 

9. Ore 17:00 – 18:00 (Sabbia): Tempo libero per hobby o relax. 

Come vedi, in questo secondo esempio Luca ha messo le “rocce” nel barattolo per prime, garantendosi il tempo per i compiti prioritari. I ciottoli riempiono gli spazi tra le rocce, e la sabbia (le attività meno rilevanti) viene aggiunta solo quando c’è spazio residuo.

Il principio di Pareto: la regola 80/20

Abbiamo già visto, in modo dettagliato, il principio di Pareto. Non torno ad approfondire, perché ne avevo già parlato in abbondanza qui, dove puoi trovare tutte le informazioni necessarie.
La regola 80/20 va di pari passo con la teoria del barattolo di sottaceti, poiché ci richiede di concentrarci sulle cose importanti da cui traiamo maggiore beneficio. Di fatto, il 20% delle attività che dovrebbero consumare l’80% del tuo tempo, secondo la regola 80/20, non sono altro che le pietre dell’esempio precedente.

Infatti, la regola 80/20 afferma che un piccolo numero di cause è responsabile della maggior parte degli effetti, secondo un rapporto di circa 20:80 che è valido in moltissimi campi. Nell’ambito della gestione del tempo, questo significa che il 20% dei tuoi compiti genera l’80% dei risultati o che il 20% delle attività assorbe l’80% del tempo disponibile.
Devi quindi trovare quel 20% di impegni (le pietre) che determina l’80% dei risultati per dedicarvi la maggior parte degli sforzi. In questo modo, recupererai tempo focalizzandoti solo su ciò che conta davvero e dà i massimi benefici.

Anche in questo caso, la matrice di Eisenhower può essere un valido aiuto per individuare i compiti su cui focalizzare la maggior parte delle tue energie.

La legge di Parkinson

La legge di Parkinson è semplice e si basa sulla valutazione che quanto più tempo abbiamo a disposizione per svolgere un compito, quanto più ne useremo. Hai un giorno? Lo finirai per la sera. Ti danno due giorni? Magicamente allungherai le attività per realizzarlo al doppio del tempo che ti serviva solo perché hai due giorni a disposizione.

La legge sostiene, infatti, che il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo a disposizione per portarlo a termine.
La conseguente mossa per recuperare in efficienza sarà quindi quella di darti meno tempo per fare qualcosa, perché questo porterà a un completamento più rapido.

Diciamo, quindi, che sei un bravo programmatore e hai un calendario dove indichi gli slot da assegnare a ciascun compito. Prova, un po’ alla volta, giorno dopo giorno, a ridurre il tempo assegnato a qualsiasi compito fino a trovare il punto ottimale. Cioè quel lasso sufficiente per completare l’attività senza sentirti di fretta.

Quando, invece, ci prendiamo tutto lo spazio disponibile, anche se è più del necessario, ci troviamo inconsapevolmente ad allungare la realizzazione, a distrarci e a perdere di efficacia.

Come notava Parkinson stesso, uno scrittore britannico, assegnare due ore per completare un’attività che potrebbe essere terminata in meno di una comporterà comunque il consumo di tutte e due le ore. Dove, però, quella in più sarà spesa per distrarsi o preoccuparsi. Lo spazio a disposizione che avanza viene insomma impiegato inutilmente, perdendo in efficienza.

Un modo per testarlo su te stesso è quello di darti metà del tempo ogni mattina per un compito semplice (ad esempio, controllare la posta elettronica), magari anche impostando un timer. È molto probabile che finirai per gestire le tue mail un po’ più velocemente. Controlla, al suono del timer, quanto hai realizzato nel tempo che ti sei dato. Se sei riuscito a fare tutto, allora il giorno seguente riduci ancora un po’. Presumibilmente, per terminare tutto in orario, inizierai ad usare alcuni trucchetti come non metterti a leggere tutta la spam, dare priorità alle mail più importanti ed urgenti, non iniziare una mail per lasciarla a metà e riprenderla dopo, ma finire ciò che cominci per non disperdere ulteriori energie e così via.

È un buon trucco per ridurre preoccupazioni e aspetti inutili, focalizzandosi sui compiti che devono essere veramente completati. E prendendo consapevolezza del vero tempo che ti serve per completare qualsiasi compito o progetto.

Conclusioni

Come vedi, questi principi sono semplici e non richiedono grandi pianificazioni e piani dettagliati, ma solo un po’ di consapevolezza di come usiamo il tempo a nostra disposizione e come vi distribuiamo (spesso in modo inefficiente) i compiti da eseguire.

Anche per questo motivo, un buon modo per iniziare a cambiare le cose è, oltre ad analizzare come suddividi le tue attività, prenderti un po’ di tempo per modificare la strategia, iniziare a ragionare su cosa sia prioritario o meno e poi rivedere la tua programmazione sulla base dei principi di cui sopra.

Spesso, chi è in ansia per le troppe cose da fare, vede questi momenti di rielaborazione e visione generale come un ulteriore spreco di tempo. Ma è esattamente questa immagine chiara di ciò che è più importante e necessario che ti porterà dei benefici e la distinzione da ciò che è secondario che ti permetterà poi di andare più veloce e focalizzato.
Ciò che perdi prima, lo riguadagni con moltissimi interessi nel tempo. Una mezz’ora o un’ora una tantum ti permettono di avere riduzioni di sprechi ogni singolo giorno nel lungo termine.

Decisamente, ne vale la pena!