Nell’articolo precedente, abbiamo visto come si debbano definire gli obiettivi per aumentare la possibilità di raggiungerli. Siccome siamo in vista del termine dell’anno attuale e, quindi, dei mitici buoni propositi per l’inizio del successivo, vediamo di approfondire ulteriormente cosa fare una volta che abbiamo definito correttamente le nostre mete. Così potrai partire col piede giusto 😉

Monitoraggio e revisione degli obiettivi

Una volta che abbiamo fissato ciò che vogliamo ottenere e lo abbiamo fatto nel modo corretto, non dobbiamo abbandonare la presa. Questo significa che è importante anche come teniamo traccia dei nostri progressi, così da potere avanzare secondo il sentiero definito in maniera adeguata. O, se necessario, rivedere alcuni aspetti sulla base di mutate esigenze o circostanze.
Questo sarà più facile se abbiamo definito obiettivi SMART perché, come ricorderai, in essi è specificato sia esattamente ciò a cui puntiamo sia il tempo entro cui raggiungerlo.

È quindi fondamentale implementare un sistema di monitoraggio e revisione che permetta di valutare il percorso svolto, identificare eventuali ostacoli e intervenire prontamente in caso di ritardi o difficoltà. 

Non solo: una verifica continua aiuta a capire quali attività siano più produttive e quali richiedano modifiche, permettendo così di ottimizzare il tempo e le risorse concentrandosi su ciò che funziona meglio.

Come fare, però, per supervisionare l’avvicinamento al nostro obiettivo? Ci sono diverse tecniche che possiamo sfruttare.

Strumenti e strategie di monitoraggio e revisione

Ecco una lista dei principali strumenti e tecniche che possiamo utilizzare per tenere conto dell’andamento del nostro percorso e perfezionarlo.

Checklist e To-do List

Uno dei metodi più semplici è l’uso di checklist e to-do list, che aiutano a monitorare le attività quotidiane. A volte si fa confusione fra le due, ma in realtà servono obiettivi diversi. Le to-do list ci permettono di elencare tutte le attività necessarie per arrivare ad un certo punto e di fare una spunta ad ogni compito completato che corrisponde ad un traguardo raggiunto. Questo contribuisce a mantenere alta la motivazione.

Le check list, invece, sono sequenze di azioni da svolgere per realizzare un determinato compito. In alcuni casi, su attività ripetitive e la cui buona esecuzione ha effetti importanti, può essere necessario definire una lista di compiti che devono essere svolti in una specifica sequenza senza dimenticare alcun passaggio. Questo facilita il controllo che tutto sia eseguito nella maniera corretta, particolarmente importante quando si ha a che fare con questioni legate, ad esempio, alla sicurezza o a normative da rispettare.
Inoltre, sono estremamente utili quando si tratta di impegni che si ripetono nel tempo, in modo da non doverci affaticare a pensare da capo a tutti i compiti da svolgere nel corretto ordine; abbiamo già una lista, basta seguirla pedissequamente per non rischiare di sbagliare. 

Diario legato all’obiettivo

Volendo, si può tenere un diario in cui si annotano i progressi, le difficoltà incontrate e le soluzioni adottate. Serve per svolgere una sorta di revisione di quando in quando e per avere un quadro dettagliato di ciò che sta funzionando e di quanto richiede aggiustamenti.

Software di project management

Se sei un patito della programmazione, esistono molti strumenti come Trello, Asana, o Notion che aiutano nella gestione dei progetti. Check-list, to-do list, monitoraggio, scadenze e valutazione dei progressi in modo strutturato: ti aiutano in questo e in molto altro. Sono inoltre particolarmente utili per mete con molteplici sotto-obiettivi e scadenze intermedie.

Tuttavia, se sei al “livello principiante” in merito all’organizzazione, ti consiglio piuttosto di partire con metodi più elementari, tipo carta e penna, per farti elenchi e tenere traccia dei tuoi progressi. Solo una volta che sarai diventato più avvezzo alla programmazione, passa a strumenti più complessi. Anche perché il rischio è di rimanere affascinati dal software e passare il tempo ad abbellire gli schemi più che a perseguire i propri obiettivi 😉

Quindi, prima prendere confidenza con la propria capacità di organizzarsi, poi passare a metodi più elaborati. Stando sempre attenti alla shiny object syndrome!

Revisione periodica degli obiettivi

La revisione consiste in un momento di analisi in cui si riflette su quanto raggiunto fino a quel punto, verificando se l’obiettivo iniziale è ancora rilevante, realistico e allineato alle priorità attuali. È utile pianificare delle sessioni di revisione periodiche (mensili, trimestrali, o anche settimanali per obiettivi a breve termine) per valutare l’andamento e apportare modifiche.

Volendo, puoi usare il diario di cui ti parlavo sopra per fare questa revisione o per affiancarla. In pratica, il diario lo tieni per annotare di quando in quando i progressi, i problemi e le soluzioni in modo più spontaneo. Poi, nei periodi predefiniti, fai un’analisi più strutturata che può prendere spunto ed essere arricchita grazie alle annotazioni che hai preso precedentemente.

Per una buona revisione, puoi partire a  riflettere sulla coerenza con i criteri SMART. Ad esempio:

• Specifico: l’obiettivo è ancora chiaramente definito?
• Misurabile: gli indicatori di successo sono effettivamente quantificabili?
• Acquisibile/Raggiungibile: è ancora realistico in base alle risorse disponibili?
• Rilevante: l’obiettivo è ancora importante e prioritario?
• Temporalmente correlato: la scadenza o le scadenze intermedie sono realistiche o necessitano di un aggiustamento?

Adattamento e revisione del percorso

L’obiettivo del monitoraggio è proprio quello di permettere di apportare aggiustamenti strategici nei tempi giusti e là dove necessario.
Se, ad esempio, scopri che un sotto-obiettivo richiede più tempo del previsto, puoi rivedere la scadenza sulla base di nuove informazioni emerse. E’ più importante essere capaci di adattarsi in modo flessibile mano a mano che si procede e che emergono nuovi elementi piuttosto che rimanere rigidamente ancorati al programma iniziale. Ciò è essenziale per mantenere il percorso realistico e sostenibile.

Ad esempio, potrebbe emergere che le risorse o le competenze attuali non sono sufficienti per raggiungere l’obiettivo. In tal modo, potrai valutare di acquisire ulteriori competenze (rivedendo i tempi e suddividendo ulteriormente l’obiettivo in passi più piccoli) oppure cercare supporto esterno.

Tecniche di gestione del tempo

Per pianificare al meglio, suddividi i tuoi obiettivi SMART in sotto-obiettivi e attività specifiche, assegnando a ciascuno una scadenza o un intervallo temporale.

Utilizza, ad esempio, il “time blocking”; riserva, cioè, blocchi di tempo per specifiche attività nel tuo calendario, limitando distrazioni e interruzioni. Se uno dei sottobiettivi a cui ti stai dedicando ora richiede 3 ore di lavoro nella settimana, fissati sul tuo calendario (digitale, in agenda cartacea o ciò che preferisci) questo spazio e proteggilo da qualsiasi incursione di impegni estranei. Se non definisci esattamente il tempo che vi dedicherai, finirai per occupare quel blocco con altre cose. 

Vantaggi di monitoraggio e revisione

Questa fase che viene spesso sottovalutata è invece fondamentale perché i nostri obiettivi vengano portati a termine e lo siano nel modo e nei tempi corretti.

Altrimenti sarebbe come decidere di andare a Parigi, definire durata di viaggio e itinerario, poi partire a caso, senza una mappa e non controllare più se si è sul percorso corretto. Magari le tappe precedenti le abbiamo preparate in maniera precisa, ma poi ci perdiamo nella fase di controllo. Che è quella che ci permette di capire se ci stiamo avvicinando e se lo facciamo nel modo più efficace e secondo i tempi previsti.

Vediamo, quindi, alcuni dei vantaggi di questa fase necessaria al raggiungimento dei nostri obiettivi.

• Maggiore controllo: sapere esattamente dove ci si trova rispetto alla meta rende più facile arrivare a destinazione o prendere decisioni consapevoli su eventuali cambi di rotta necessari.

• Motivazione: monitorare gli avanzamenti lungo il percorso, come il completamento di un sotto-obiettivo, aumenta la motivazione e rende l’intero processo più gratificante.

• Riduzione dello stress (grazie ad una maggiore efficienza): avere un percorso chiaro che teniamo sotto controllo ci permette di accorgerci subito di possibili deviazioni dalla meta. Aiuta, quindi, a rispondere ai problemi prima che diventino insormontabili, riducendo lo stress legato a ritardi e imprevisti. La revisione periodica ci permette anche di ottimizzare il piano d’azione, migliorando l’efficienza complessiva.

Altri consigli utili

E per chiudere al meglio, ti do qualche consiglio aggiuntivo per riuscire a dedicarti ai tuoi obiettivi e monitorarli al meglio.

Definire priorità e punti importanti

Se nel definire le priorità e i punti su cui concentrarti, ti trovi in difficoltà, ricordati che hai alcuni strumenti per fare chiarezza.
L’analisi SWOT ti permetta di identificare i punti di forza, di debolezza, le opportunità e le minacce. Sono informazioni preziose che possiamo usare per avvicinarci agli obiettivi, ma anche per revisionare il nostro percorso.
La matrice di Eisenhower ti dà una mano quando sei disorientato rispetto alle tante cose da fare e fatichi e definire le priorità.

Imparare a dire NO

Quando ci poniamo un obiettivo importante, uno dei primi ostacoli riguarda la difficoltà a ritagliarci del tempo. Spesso, questo è dovuto anche alla nostra incapacità a dire di no. Se vogliamo raggiungere una meta, diventa essenziale prenderci dei blocchi di tempo da dedicarvi e proteggerli da incursioni esterne. Ci saranno sempre situazioni che ci mettono a dura prova richiedendo il nostro tempo.
Ma, se guardiamo bene, spesso siamo noi che fatichiamo a difendere i nostri spazi, perché non sempre (anzi, raramente) le richieste che ci arrivano sono veramente urgenti e indifferibili. A volte ci sentiamo in colpa a dire di no ad una richiesta, altre volte preferiamo pensare ad altro piuttosto che impegnarci su un compito complesso. Tuttavia, quanto più lasciamo spazio ad elementi superflui, quanto meno arriveremo a raggiungere gli obiettivi a cui diciamo di tenere.

È una questione di priorità…quello che sceglierai di fare o non fare, indicherà le tue (anche se, a parole, magari dici qualcosa id diverso…).

A volte lo facciamo in buona fede, credendo di avere tempo per tutto. Anche per tale motivo il time blocking è fondamentale. Usa la tua agenda per inserire blocchi colorati per le diverse attività (in questo caso, è più utile un calendario digitale). Ad un certo punto scoprirai che le ore della settimana sono finite…Quindi, sarà ben visibile l’impossibilità di fare tutto e la necessità di recuperare tempi da impegni superflui.

Fai una lista delle attività settimanali e identifica quelle che possono essere eliminate, delegate o ridotte, concentrandoti solo su ciò che contribuisce direttamente agli obiettivi SMART.

Inoltre, una volta definiti i blocchi di tempo, attieniti rigorosamente ad essi.

Batching dei Compiti

Un modo utile per recuperare tempo e concentrazione è quello di raggruppare compiti simili e svolgerli in sequenza. Invece che controllare le mail ogni volta che arrivano o ogni quindici minuti, spostando continuamente la tua attenzione da altre attività, prenditi degli spazi di tempo durante la giornata: pochi e più lunghi piuttosto che tanti e brevi. In questo modo, la tua concentrazione sarà meno frammentata. 

I compiti simili vanno raggruppati insieme sia che si tratti di attività da svolgere in zone vicine, così da ottimizzare gli spostamenti, sia nel caso che richiedano azioni simili, come rispondere alle email o fare telefonate.

Feedback esterno

Se hai la possibilità, richiedi un feedback esterno sul tuo lavoro. In questo modo, potrai identificare punti di forza e di debolezza che potrebbero sfuggirti ed evidenziare aree di miglioramento non immediatamente visibili.

Accettazione e comprensione dell’errore

Ho spiegato spesso come l’errore, considerato come qualcosa di negativo, sia in realtà una fonte preziosa di apprendimento. Esso fa parte del processo di crescita; accettarlo aiuta a non fermarsi davanti ad uno sbaglio, ma ad analizzarlo e ad utilizzare le informazioni raccolte per migliorare. Un errore dà indicazioni importanti su cosa modificare a patto di fermarsi a riflettere su ciò che è andato storto e perché. In tal modo, potrai individuare le cause e trovare strategie per migliorare in futuro. 

Un metodo utile è quello di cambiare la percezione dell’errore da “fallimento” a “lezione”. Invece di chiedersi “Perché ho fallito?”, domandati “Cosa posso imparare da questo?”. Questa prospettiva trasforma ogni errore in un’opportunità di crescita.

Conclusioni

In conclusione, il monitoraggio e la revisione sono parte integrante del successo di un obiettivo SMART. Consentono di mantenere il focus, fare aggiustamenti in tempo reale, e affrontare le sfide con maggiore consapevolezza e controllo. Puoi utilizzare alcuni strumenti e strategie che ti ho descritto per effettuarli. In tal modo, il percorso verso il raggiungimento degli obiettivi diventa più chiaro, gestibile e gratificante.